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Greenhouse

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Durch unsere Schnittstelle zu Greenhouse, ist es Usern ab sofort möglich, Jobs automatisch in Firstbird zu importieren und zu veröffentlichen. Darüber hinaus werden auch Empfehlungen und Bewerbungen sowie das vom Talent Scout gegebene Feedback von Firstbird zu Greenhouse importiert. Änderungen ("Hire" oder "Reject") zu Empfehlungen und Bewerbungen in Greenhouse werden ebenfalls automatisch in Firstbird übernommen.

 

Schritt 1 - Firstbird und Greenhouse Account einrichten

Um einen reibungslosen Job Import von Greenhouse zu Firstbird zu gewährleisten, bitte vor der Aktivierung der Schnittstelle in Firstbird überprüfen, ob alle

angelegt wurden.

Ohne diese Einstellungen werden Jobs nur importiert und unter "Jobs" - "Entwürfe" gespeichert und müssen anschließend manuell von einem Recruiter veröffentlicht werden. Wenn das für dich in Ordnung ist, kannst du diesen Schritt überspringen und mit "Schritt 2 - Harvest API Key erstellen" weitermachen.

 

Office & Departments


Log dich als Administrator in Greenhouse ein und gehe zu "Organisation", um die Liste deiner "Offices" (= "Standort" in Firstbird) und "Departments" (= "Fachbereich" in Firstbird) zu sehen:

201704_Screenshot_Office_Departments_GH__ENG_.jpg

Als nächstes log dich als Administrator in deinen Firstbird Account ein und gehe zu deinen Unternehmens-Einstellungen ("Account Einstellungen" - "Einstellungen" - "Allgemein"), um die "Standorte" (= "Office" in Greenhouse) und "Fachbereiche" (= "Department" in Greenhouse) zu erstellen.

202102_Screenshot_Location_Departments_FB_CA__ENG_.jpg

HC_BB_Greenhouse_CA_1__DE_.jpg

Wenn du fertig bist, sieht dies wie folgt aus:

202102_Screenshot_Compare_GH_FB__ENG_.jpg

 

Recruiter


Als nächstes lade alle User zu Greenhouse und Firstbird ein, die zukünftig als "Hiring Team" oder Kontaktperson für einen Job agieren sollen. Bitte die neuen User in Firstbird entweder als Administratoren oder Recruiter einladen.

In Greenhouse gehe zur "Users"-Übersicht ("Configure" - "Users") und in Firstbird zu "User Management" ("Account Einstellungen" - "User Management").

Vergleiche die User mit Greenhouse und Firstbird und lade die noch fehlenden User zu Firstbird ein:

202102_Screenshot_Users_Compare_GH_FB__ENG_.jpg

HC_BB_Greenhouse_CA_2__DE_.jpg

 

Prämien


Lege als nächstes die Prämien in Firstbird an und füge in Greenhouse ein "Custom Field" namens "Reward" hinzu. So kannst du direkt bei der Erstellung eines neuen Jobs in Greenhouse die Prämie auswählen, die deinen Mitarbeitern alias Talent Scouts in Firstbird angezeigt werden soll.

Gehe in Firstbird zu deinen "Prämien-Einstellungen" ("Account Einstellungen" - "Prämien-Einstellungen") und füge die von dir gewünschten Prämien hinzu oder bearbeite die vorhandenen.

202102_Screenshot_Reward_FB_CA__ENG_.jpg

Wenn du mit deinen erstellten Prämien zufrieden bist, füge diese auch in Greenhouse als "Custom Field" hinzu.

Logge dich als Administrator in Greenhouse ein und gehe wie folgt vor:

  • Gehe in der Menü-Leiste zu "Configure", dann zu "Custom Options" und zuletzt zu "Jobs".
  • Dort klicke neben "Manage Job Fields" auf den Button "+Add Field".
  • Lege das Custom Field "Reward" an:
  • In das Feld "Field" trage "Reward" ein.
  • Bei "Type" im Drop-down Menü "Single select"auswählen.
  • Im neu geöffneten Feld "Options" trage die Prämien ein, die du in Firstbird unter "Account Einstellungen" - "Prämien-Einstellungen" erstellt hast.
  • Die Checkbox vor "Required" aktivieren.
  • Änderungen mit "Speichern" bestätigen.

201704_Screenshot_Greenhouse_CA_4__ENG_.jpg

Wenn du das "Custom Field" "Reward" nicht erstellst und die Schnittstelle zwischen Firstbird und Greenhouse aktivierst, werden alle in Firstbird importierten Jobs automatisch in "Jobs" - "Entwürfe" gespeichert und müssen manuell veröffentlicht werden.

HC_BB_Greenhouse_CA_3__DE_.jpg

 

Hot Job


In Firstbird hast du die Möglichkeit, Jobs als "Hot Jobs" zu veröffentlichen. Mehr über diese Funktion erfährst du hier [LINK zu Hot Jobs]. Durch die Schnittstelle kannst du Jobs bereits in Greenhouse als "Hot Job" markieren. Dafür brauchst du nur ein weiteres "Custom Fields" wie folgt erstellen:

  • Logge dich als Administrator in deinem Greenhouse Account ein
  • Gehe in der Menü-Leiste zu "Configure" dann zu "Custom Options" und zuletzt zu "Jobs".
  • Dort klicke neben "Manage Job Fields" auf den Button "+Add Field".
  • Lege das "Custom Field" "Hot" an:
  • In das Feld "Field" trage "Hot" ein.
  • Bei "Type" im Drop-down Menü "Yes/No" auswählen.
  • Die Checkbox vor "Required" aktivieren.
  • Änderungen mit "Speichern" bestätigen.

201704_Screenshot_Greenhouse_CA_3__ENG_.jpg

 

 

Schritt 2 - Harvest API Key erstellen

Der API Key ist notwendig, um später die Schnittstelle in Firstbird zu aktivieren.

Um den "Harvest API Key" zu erstellen, gehe wie folgt vor:

  1. Logge dich als Administrator in deinen Greenhouse Account ein.
  2. Gehe in der Menü-Leiste zu "Configure" dann zu "Dev Center" und zuletzt zu "API Credential Management".
  3. Dort klicke auf den Button "Create new API Key".
  4. Füge in das Feld "Description" eine beliebige Beschreibung ein, damit du weißt, wofür du diesen Harvest API Key erstellt hast und
    wähle bei "Type" im Drop-down Menü "Harvest" aus.
  5. Änderungen mit dem Button "Create" bestätigen.
  6. Nach der erfolgreichen Erstellung wirst du automatisch zu "Manage API Key Permissions" weitergeleitet. Dort bitte folgende "Permissions" aktivieren oder auf "Select All" klicken:

Jobs

  • GET: Retrieve Job
  • GET: List Jobs

Job Posts

  • GET: List Job Posts

Users

  • GET: List Users

Sources

  • GET: List Sources

Candidates

  • POST: Add Candidate
  • POST: Add Attachment
  • POST: Add Note

Applications

  • GET: List Applications
  • GET: Retrieve Application
  • PATCH: Update Application

Departments

  • GET: Retrieve Department
  • GET: List Departments

Offices

  • GET: List Offices
  • GET: Retrieve Office

7. Angaben mit dem Button "Update" speichern.

201704_Screenshot_Greenhouse_CA_8__ENG_.jpg201704_Screenshot_Greenhouse_CA_20__ENG_.jpg

 

 

 

Schritt 3 - Integration in Firstbird installieren

Wenn du Schritt 1 und Schritt 2 abgeschlossen hast, kannst du nun die Schnittstelle in deinem Firstbird Account installieren. Dafür gehe wie folgt vor:

  • Logge dich in deinem Firstbird Account ein.
  • Rufe die "Account-Einstellungen" auf, wähle "Integration" und schließlich "Services".
  • Klicke den "Installieren"-Button auf dem Greenhouse Icon
  • Klicke auf "Verbinden" und du wirst direkt zum Authentifizierungsprozess weitergeleitet (extra Fenster öffnet sich).
  • Dort gib deine Greenhouse Login E-Mail ein, klicke auf den Button "Next Step", füge dein Greenhouse Passwort ein und bestätige deine
  • Eingaben, indem du auf den Button "Authorize" klickst.
  • Als nächstes gib in den Settings den User (E-Mail-Adresse) und den vorher in Greenhouse erstellten "Harvest API Key" ein.
  • Wenn du die Schnittstelle gleich aktivieren möchtest, hake die Checkbox vor "Aktivieren" an und bestätige deine Eingaben mit dem Button
  • "Speichern". Falls du die Schnittstelle nicht sofort aktivieren möchtest, kannst du das Häkchen zu einem späteren Zeitpunkt setzen und gleich auf den Button "Speichern" klicken.

HC_BB_Greenhouse_CA_4__DE_.jpg

202102_Screenshot_Integration_FB_CA__ENG_.jpg

Sobald du auf den Button "Speichern" klickst, ist die Schnittstelle aktiviert und aktualisiert sich alle 60 Minuten automatisch. Daher kann es etwas dauern, bis Jobs in Firstbird sichtbar sind.

 

 

Spezifikation der Schnittstelle

In diesem Abschnitt erfährst du mehr über den Prozess der Greenhouse Firstbird-Schnittstelle.

 

Job Synchronisation


Import und Aktualisierung von in Greenhouse erstellten Jobs werden durch die Job Synchronisation in Firstbird übernommen. Ein Job der in Greenhouse "disabled" wird, wird ebenfalls in Firstbird aktualisiert und dadurch automatisch "verborgen" (= geschlossen).

Bevor ein Job zu Firstbird importiert werden kann, muss dieser auf deinem "Job board" in Greenhouse "live" gestellt werden:

201704_Screenshot_Greenhouse_CA_18__ENG_.jpg

 

Export von Empfehlungen/Bewerbungen


Sobald eine neue Empfehlung/Bewerbung über einen aus Greenhouse in Firstbird importierten Job in Firstbird eintrifft, wird diese in Greenhouse importiert und dort als "Candidate" mit folgenden Informationen erstellt:

  • Vorname
  • Nachname
  • E-Mail Adresse
  • Telefonnummer
  • Social Media Link (z.B: LinkedIn)
  • Attachments

 

Feedback vom Talent Scout


Der Talent Scout, über den die Empfehlung/Bewerbung kam, kann zu dieser sein Feedback geben und dem Recruiter somit mehr Informationen über den Kandidaten zur Verfügung stellen. Auch diese Information wird automatisch zum "Candidate" in Greenhouse importiert.

 

Status Update des Kandidaten


Es ist wichtig, dass der Talent Scout über den Status seiner Empfehlung/Bewerbung auf dem Laufenden gehalten wird. Deshalb wird auch der Status “Hired”/”Rejected” von Greenhouse in Firstbird aktualisiert und der Talent Scout über das Update informiert.