Kontakt Menü

Allgemeine Informationen zu Integrationen

Integration mit Firstbird

Integrationen ermöglichen eine nahtlose Verbindung zwischen Firstbird und deiner IT-Landschaft (z.B. Bewerbermanagementsystem, Identity Provider, etc.) herzustellen um den Aufwand für Firstbird User durch bestimmte automatisierte Prozesse zu minimieren.

Firstbird bietet eigene Konnektoren zu verschiedenen Systemen (z.B. Bewerbermanagementsystem, Identity Provider, etc.) sowie eine öffentliche API.

Sollten Sie weitere Fragen dazu haben, kontaktieren Sie uns gerne unter pm-integrations@firstbird.com.

 

 

Begriffserklärungen

BMS: Bewerbermanagementsystem

API: Application Programming

InterfaceXML: Extensible Markup Language

JSON: JavaScript Object Notation

REST: Representational State Transfer

SOAP: Simple Object Access Protocol

(S)FTP: (Secure) File Transfer Protocol

WebDAV: Web-based Distributed Authoring and Versioning

SSO: Single-Sign-On

IdP: Identity Provider

SAML: Security Assertion Markup Language

 

 

Übersicht zu Integrationen mit Bewerbermanagementsystemen (BMS)

Warum brauche ich eine Integration mit meinem BMS?


Durch eine Integration zwischen eurem BMS und Firstbird spart ihr wertvolle Zeit, reduzieren den Aufwand für eure Recruiter und haltet den Status eurer Stellenausschreibungen und Bewerber stets aktuell.

 

Welche Prozesse kann eine BMS-Integration umfassen?


Abhängig von euren Bedürfnissen und der API eures BMS bietet Firstbird unterschiedliche Integrations-Umfänge:

  • Automatische Erstellung und Veröffentlichung von Jobs in Firstbird (durch Importieren von Jobs aus dem BMS)
  • Automatische Erstellung von Bewerbungen im BMS (durch Exportieren von Bewerbungen aus Firstbird ins BMS)
  • Automatisches Update von Bewerbungen mit Talent Scout Feedback (durch Exportieren des Talent Scout Feedbacks zum BMS)
  • Automatische Synchronisierung des Recruiter Ratings (durch Importieren des Recruiter Ratings aus dem BMS zu Firstbird)
  • Automatische Synchronisierung des Bewerbungs-Status (durch Importieren des Bewerbungs-Status aus dem BMS zu Firstbird)

 

Prozess Light Advanced Full
Automatische Erstellung und Veröffentlichung von Jobs in Firstbird x x x
Automatische Erstellung von Bewerbungen im BMS   x x
Automatisches Update von Bewerbungen mit Talent Scout Feedback     x
Automatische Synchronisierung des Recruiter Ratings     x
Automatische Synchronisierung des Bewerbungs-Status     x

 

general_integration.PNG

 

Welche technischen Voraussetzungen sind nötig?


Die technischen Voraussetzungen sind abhängig von der API des BMS. Firstbird hat bereits Erfahrungen bei der Entwicklung von Integrationen mit REST, SOAP, (S)FTP Servers and WebDAV.

Unsere Integrationen unterstützen folgende Formate: XML, JSON und HTML.
Das BMS muss folgende Voraussetzungen erfüllen um die Automatisierung bestimmter Prozesse zu ermöglichen:

Job Import (LIGHT | ADVANCED | FULL INTEGRATION)

  • Jobs können vom BMS abgerufen werden (z.B. direkt via REST/ SOAP API oder FTP Server)
  • Jobs sind während des gesamten Abrufzeitraums mit derselben ID verfügbar
  • Jobs werden entfernt bzw. enthalten eine Kennzeichnung in Bezug auf des Job-Status (aktiv oder inaktiv)
  • Updates von Jobs sind verfügbar (ID bleibt dieselbe auch wenn der Inhalt aktualisiert wird)

Kandidaten / Bewerbungs-Export (ADVANCED | FULL INTEGRATION)

  • Kandidatenprofile / Bewerbungen können über die Integration nur mit Pflichtfeldern von Firstbird (Vorname, Nachname, Email-Adresse) erstellt werden
  • Alle Dokumententypen (pdf, doc, docs, zip) können importiert und zum Kandidatenprofil / zur Bewerbung hinzugefügt werden

Talent Scout Feedback Export (ADVANCED | FULL INTEGRATION)

  • Nach Bewerberexport schickt das BMS einen unique identifier des Kandidatenprofils / der Bewerbung zurück
  • Kandidatenprofile / Bewerbungen können nach dem ersten Import zum BMS aktualisiert werden
  • BMS enthält ein Freitextfeld für das Talent Scout Feedback (z.B. zusätzliches Feld oder Kommentarfeld)

Recruiter Rating Import (FULL INTEGRATION)

  • Recruiter können im BMS ein Rating abgeben, das mit Firstbird abgeglichen werden kann
  • Das Rating einer bestimmten Bewerbung kann von Firstbird abgerufen werden basierend auf einem Identifier, der nach dem
  • Bewerberexport ans BMS an Firstbird zurückgeschickt wurde.

Bewerber-Status Sync (FULL INTEGRATION)

  • Das BMS kann den finalen Bewerberstatus (relevant sind nur "eingestellt" und "geschlossen/abgelehnt") zur Verfügung stellen sowie das Datum für den ersten Arbeitstag (nur relevant für "eingestellte" Kandidaten)
  • Das BMS kann genügend Informationen über den Kandidaten / die Bewerbung zur Verfügung stellen um Firstbird die korrekte Schließung einer bestimmten Bewerbung zu ermöglichen (z.B. BMS schickt unique identifier des Kandidatenprofils / der Bewerbung nach Import zurück - bevorzugte Lösung - oder die Job-ID und Email-Adresse des Kandidaten)

 

Wie stelle ich den Zugang zum BMS zur Verfügung?


Um mit der Implementierung zu starten, stellt uns abhängig von eurem BMS entweder einer eurer Projektmitarbeiter oder eure BMS-Kontaktperson den Zugang zu eurerBMS-API zur Verfügung.

 

Was ist ein Stammdatenabgleich bzw. Mapping?


Um einen korrekten und erfolgreichen Datenimport bzw. -export zu ermöglichen, müssen die benötigten Stammdaten mit jenen in eurem BMS zur Verfügung stehenden Daten abgeglichen bzw. zugeordnet werden.

 

Wie lange dauert die Entwicklung der Integration?


Die Dauer der Entwicklung hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. mit welchem BMS ihr arbeitet, welche Art der Integration entwickelt werden soll, der Auslastung unserer Ressourcen (unserer Roadmap), etc. Daher können wir keine pauschale Auskunft darüber geben.

 

Warum muss ich Testdaten zur Verfügung stellen?


Um die Integration unter realen Bedingungen zu testen, benötigen wir von euch Testdaten. Für den Test des Fehlermanagements sollen die zur Verfügung gestellten Testdaten neben validen Informationen auch ungültige Datensätze enthalten. Je vielfältiger die Testdaten, um so besser können Sie die Funktionen rund um Import und Export testen, bevor Sie die finale Freigabe erteilen und die Integration live geht.

 

Was ist der User Acceptance Test (UAT)?


Nachdem eure personalisierte Integration implementiert wurde, testet ihr die Implementierung im Firstbird Test Account und führt den finalen User Acceptance Test durch. Während des Benutzerakzeptanztests testet ihr jede mögliche Variante, die in der täglichen Nutzung auftreten kann und gebt Feedback, ob die Integration nach euren Erwartungen entwickelt wurde.

 

 

Job Veröffentlichung von eurem BMS in Firstbird

Was wird für den Job-Import und die Job-Veröffentlichung benötigt?


Für den Job-Import als Entwurf wird lediglich der Import folgender Felder benötigt:

  • Job-Titel
  • Job-Beschreibung
  • Job ID (ID aus Ihrem BMS)

Für die automatische Veröffentlichung von Jobs, die Benachrichtungen auslöst und den Job für eure Talent Scouts sichtbar macht, wird der Import aller Pflichtfelder benötigt:

  • Job-Titel
  • Job-Beschreibung
  • Job ID (ID aus Ihrem BMS)
  • Fachbereich
  • Standort
  • Kontaktperson
  • Prämie

Die Felder "Branding" und "Hot Job" sind keine Pflichtfelder.

Mit unserer Hilfe könnet ihr definieren, wie der Job aus eurem BMS in Firstbird angezeigt wird. Normalerweise enthält ein Job, der in einem BMS erstellt wurde, neben dem Titel und einer Beschreibung, viele zusätzliche Informationen. Dazu zählen etwa Kontaktperson, gewünschte Berufserfahrung und vieles mehr.

Während des Kickoff-Meetings klären wir mit euch den Prozess und den Abgleich der Felder eures BMS sowie die zusätzlich benötigten Felder, um einen Job in Firstbird zu veröffentlichen.

 

 

Bewerber-Export von Firstbird zu eurem BMS

Der Bewerberexport ist sehr abhängig von der Konfiguration eures BMS und seiner API.

Firstbird verlangt nur folgende Felder:

  • Vorname
  • Nachname
  • E-Mail
  • Telefonnummer (nicht verpflichtend)
  • Link zu Social Media Profil (nicht verpflichtend)
  • Dokumente (nicht verpflichtend)
  • Foto (nicht verpflichtend)

Falls euer BMS weitere Felder verlangt, kann Firstbird auch zusätzliche Informationen hinzufügen wie z.B die Quelle oder Werte für Platzhalter.

 

 

Talent Scout Feedback Export von Firstbird zu eurem BMS

Abhängig von den Möglichkeiten eures BMS wird das Feedback aus Firstbird in bestimmten bereits vorhandenen Feldern in eurem BMS abgebildet (z.B. in “weitere Anmerkungen”).

Diese Information kann auch dann in eurem BMS abgebildet werden, wenn dieses dafür kein spezielles Feld vorgesehen hat. Wir werden gemeinsam mit euch und eurem BMS-Anbieter nach der besten Lösung suchen, ohne für euch zusätzlichen Aufwand zu erzeugen.

 

 

Bewerbungsstatus Import aus eurem BMS zu Firstbird

Für die Synchronisierung des Bewerbungsstatus zwischen eurem BMS und Firstbird wird die eindeutige Bewerbungs-ID sowie die Zuteilung der Felder benötigt. In Firstbird gibt es für die Bewerbung folgende möglichen Status:

  • In Bearbeitung,
  • Geschlossen,
  • Eingestellt.

Die beiden Status "Geschlossen" und "Eingestellt" triggern Pop-up Fenster, die verpflichtend mit neuen Status-Updates befüllt werden müssen.

 

 

FAQs

Warum wurde ein neuer Job, der im BMS veröffentlicht ist, nicht zu Firstbird übertragen?

Bitte prüfe Folgendes:

  • Befindet sich der Job in Firstbird in "Entwürfe"?
    Wenn ja, bitte prüfen ob Felder (Standort, Fachbereich, Kontaktperson,...) leer sind. Entweder fehlt der "Standort", "Fachbereich" oder die "Kontaktperson" (Recruiter) in Firstbird und muss erst angelegt bzw. eingeladen werden. Bitte beachte, dass die Schreibweise des "Standortes" bzw. "Fachbereiches" sowie der Recruitername im BMS ident mit Firstbird sind, sonst funktioniert der Import nicht.

  • Wurde der Kanal im BMS, der zur Veröffentlichung in Firstbird führt, ausgewählt?

  • Wurden die verpflichtenden Felder im BMS befüllt (z.B. Kontaktperson)?
    Wenn nicht, bitte ausfüllen und auf den nächsten Sync warten.

  • Ist die Kontaktperson (Recruiter) ein aktiver User in Firstbird?
    Wenn nicht, bitte zu Firstbird als Recruiter einladen und auf den nächsten Sync warten.

  • Ist die Schreibweise des "Standortes" bzw. "Fachbereiches" im BMS ident mit Firstbird?
    Wenn nicht, bitte die notwendigen Korrekturen in Firstbird vornehmen und auf den nächsten Sync warten.

Warum wird eine Bewerbung aus Firstbird nicht ins BMS übertragen?

Bitte prüfe Folgendes: 

  • Wurde der Job manuell in Firstbird geschalten?
    Wenn ja, dann kann die Bewerbung nicht exportiert werden weil der Job nicht im BMS vorhanden ist. In diesem Fall ist ein manueller Upload der Unterlagen notwendig.

  • Wurde die Referenz-Nr. vom Job, auf den sich der Kandidat beworben hat, manuell geändert?
    Wenn ja, dann kann die Bewerbung nicht exportiert werden weil im BMS kein Job mit der Referenz-Nr. vorhanden ist. In diesem Fall ist ein manueller Upload der Unterlagen notwendig.

Warum werden keine oder nur ein Teil der Dokumente/Anhänge einer Bewerbung ins BMS übertragen?

Dies kann an der Größe der Dokumente/Anhänge bzw. des hochgeladenen Fotos (vom Bewerber) liegen. Bei Firstbird können Anhänge bis zu ca. 10 MB hochgeladen werden.

Wenn ein BMS eine MB Begrenzung von z.B. 5 MB hat, dann können Dokumente/Anhänge, die größer sind, nicht ins BMS exportiert werden und müssen in diesem Fall manuell aus Firstbird runtergeladen und dann ins BMS hochgeladen werden.

Wenn das öfters der Fall ist, empfehlen wir auf unser Candidate Experience Package umzusteigen. Bitte wende dich diesbezüglich an deinen Engagement Manager.

 

Warum ist ein Job doppelt in Firstbird "veröffentlicht" bzw. wird "geschlossen" obwohl im BMS noch aktiv?

Das passiert, wenn die Referenz-Nr. des Jobs nach dem Import bei Firstbird geändert wurde.

BB_FAQ_Integrations__DE_.jpg

Die Referenz-Nr., die von der Schnittstelle vergeben wird, besteht immer aus der "Referenz-Nr. vom BMS::Standort::Job Titel".

 

Warum werden manuelle Änderungen beim Job in Firstbird immer überschrieben?

So funktioniert unsere Schnittstelle. Die Synchronisation bei Jobs geht immer vom BMS aus (nicht von Firstbird zum BMS).

Daher bitte keine Änderungen am Job in Firstbird vornehmen, sondern immer über das BMS und auf den nächsten Sync warten bis die Änderungen durchgeführt wurden.