Kandidaten automatisch löschen

Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - Einstellungen - Allgemein - Automatische Löschung von Empfehlungen

Wenn du möchtest, dass Kandidaten und all ihre Daten (inklusive Anhänge),  automatisch gelöscht werden, kannst du das hier einstellen.

Akzeptierte Kandidaten automatisch löschen

Um die Funktion zu aktivieren, setzt du das Häkchen bei "Akzeptierte Empfehlungen löschen nach" und gibst die Anzahl der Tage ein, ab wann die Daten der Kandidaten, die sich im Status "Akzeptierte Empfehlungen" befinden, gelöscht werden sollen.

Hier kannst du nachlesen, wann sich ein Kandidat im Status "Akzeptierte Empfehlungen" befindet.

Um deine Eingabe zu bestätigen klicke auf den Button "Konfiguration speichern". Dieser scheint nur auf wenn du Änderungen durchgeführt hast.

Geschlossene Kandidaten automatisch löschen

Um die Funktion zu aktivieren, setzt du das Häkchen bei "Geschlossene Empfehlungen löschen nach" und gibst die Anzahl der Tage ein, ab wann die Daten der Kandidaten, die sich im Status "Geschlossen" befinden, gelöscht werden sollen.

Hier kannst du nachlesen, wann sich ein Kandidat im Status "Geschlossen" befindet.

Um deine Eingabe zu bestätigen klicke auf den Button "Konfiguration speichern". Dieser scheint nur auf wenn du Änderungen durchgeführt hast.

Eingestellte Kandidaten automatisch löschen

Um die Funktion zu aktivieren, setzt du das Häkchen bei "Eingestellte Empfehlungen löschen nach" und gibst die Anzahl der Tage ein, ab wann die Daten der Kandidaten, die sich im Status "Eingestellt" befinden, gelöscht werden sollen.

Bei der Anzahl der Tage bitte auch den Auszahlungszeitraum der Prämie berücksichtigen. Hier empfehlen wir bei der Anzahl der Tage eher großzügig zu sein.

Hier kannst du nachlesen, wann sich ein Kandidat im Status "Eingestellt" befindet.

Um deine Eingabe zu bestätigen klicke auf den Button "Konfiguration speichern". Dieser scheint nur auf wenn du Änderungen durchgeführt hast.

Verpflichtender Upload von Bewerbungsunterlagen

Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - Einstellungen - Allgemein - Verpflichtender Upload von Bewerbungsunterlagen

Du entscheidest, ob bei Bewerbungen oder direkten Empfehlungen Bewerbungsunterlagen angefügt werden müssen oder nicht.

Wenn du es bevorzugst, nur Bewerbungen bzw. Empfehlungen mit kompletten Bewerbungsunterlagen zu erhalten, dann aktiviere diese Funktion durch das Setzen des Häkchens.

Dadurch können Bewerbungen bzw. Empfehlungen nur versendet werden, wenn mindestens eine Datei (pdf, doc, docx, zip) hochgeladen wurde. Falls dem nicht so ist, erhält der Bewerber einen Hinweis, dass er seine Unterlagen noch hochladen muss.

Direkte Empfehlungen deaktivieren

Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - Einstellungen - Direkte Empfehlungen deaktivieren

Die Mehrheit der Einstellungen durch Firstbird werden über direkte Empfehlungen generiert.

Falls du trotzdem die Funktion der direkten Empfehlung deaktivieren möchtest, kannst du dies in deinen “Account Einstellungen” unter “Einstellungen” tun. Gehe zu “Direkte Empfehlungen deaktivieren” und setze neben “Direkte Empfehlungen nicht zulassen” ein Häkchen.

Dadurch wird der Button “Empfehlen” bei den aktiven Jobs nicht mehr angezeigt und die Funktion ausgeschaltet.

Interne Bewerbungen deaktivieren

Zu finden unter: Account Einstellungen - Einstellungen - Allgemein - Mitarbeitereinstellungen

Wenn interne Bewerbungen über Firstbird nicht gewünscht sind, kann die Funktion "Ich möchte mich selbst Bewerben" deaktiviert werden.

Dafür gehst du zu den "Account Einstellungen" - "Einstellungen" - "Allgemein" zu "Mitarbeitereinstellungen" und entfernst das Häkchen bei "Interne Bewerbungen zulassen".

Die Deaktivierung des Feature hat keinen Einfluss auf bereits bestehende interne Bewerbungen.

Verfügbare Soziale Netzwerke

Zu finden unter: Account Einstellungen - Einstellungen - Allgemein - Freigabeoptionen für soziale Netzwerke

Wenn das Teilen von Jobs aus Unternehmenssicht in bestimmten sozialen Netzwerken nicht gewünscht wird, können einzelne Netzwerke für Talent Scouts deaktiviert werden.

Einzelne Netzwerke deaktivieren

Dafür gehst du zu den "Account Einstellungen" - "Einstellungen" - "Allgemein" zu "Freigabeoptionen für soziale Netzwerke" und entfernst die Häkchen bei den Netzwerken die nicht für deine Talent Scouts zur Verfügung stehen sollen. Um die Änderungen zu speichern, klicke auf den Button "Konfiguration speichern".

Alle Netzwerke deaktivieren

Dafür gehst du zu den "Account Einstellungen" - "Einstellungen" - "Allgemein" zu "Freigabeoptionen für soziale Netzwerke" und entfernst die Häkchen bei allen Netzwerken. Um die Änderungen zu speichern, klicke auf den Button "Konfiguration speichern".

Sensible Informationen auf der Plattform ausblenden

Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - Einstellungen - Sensible Informationen auf der Plattform ausblenden

Wenn du Firstbird ohne Wettbewerb unter den Talent Scouts verwenden möchtest, hast du in deinen “Account Einstellungen” unter “Einstellungen” die Möglichkeit, das Leaderboard zu deaktivieren. Das Leaderboard zeigt die Platzierung der User gemessen anhand der Punkte, die für Aktivitäten vergeben werden.

Setze bei “Sensible Informationen auf der Plattform ausblenden” ein Häkchen neben “Leaderboard für alle User ausblenden”, und das Leaderboard ist für keinen User in deinem Firstbird-Unternehmens-Account mehr sichtbar.

reCAPTCHA

Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - Einstellungen- Erweiterte Sicherheit durch Google reCaptcha

Um unseren Kunden einen zusätzlichen Schutz vor E-Mail Flooding zu geben, bieten wir die Möglichkeit, “Invisible reCAPTCHA” von Google LLC in deinem Firstbird-Unternehmens-Account zu aktivieren.

Um reCAPTCHA zu aktivieren, logge dich in deinem Firstbird-Unternehmens-Account ein und gehe zu “Account Einstellungen” - “Einstellungen” - “Allgemein”. Dort findest du unter “Erweitere Sicherheit durch Google reCAPTCHA”.

Erst mit dem Setzen des Häkchens wird der Service aktiviert und Daten bei Google verarbeitet. Solange kein Häkchen gesetzt wird, werden auch keine Daten bei Google verarbeitet. Welche personenbezogenen Daten nach Aktivierung verarbeitet werden, kannst du unter “Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?” nachlesen.

Was ist "Invisible reCAPTCHA"?

Um E-Mail Flooding zu vermeiden und um zwischen echten Usern und künstlichen Bots unterscheiden zu können, wurden sogenannte CAPTCHA entwickelt.

Bekannt sind CAPTCHA, bei denen man aufgefordert wird, ein Häkchen zu setzen und somit zu bestätigen, dass man kein Bot ist.

Um die Usability nicht zu beeinträchtigen, haben wir uns dazu entschieden, “Invisible reCAPTCHA” von Google zu implementieren. Dabei muss der User nur in Ausnahmefällen ein Häkchen setzen. Ansonsten wird der User beim Teilen oder bewerben nicht beeinträchtigt.

Welche personenbezogene Daten werden verarbeitet?

Wir verwenden “Invisible reCAPTCHA” von Google LLC.
Laut Google LLC werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

• IP Adresse des Users

Details können Sie unter folgendem Link nachlesen.

Wo im Firstbird-Unternehmens-Account wird “Invisible reCAPTCHA” eingesetzt?

An folgenden Stellen wird “Invisible reCAPTCHA”, wenn es in den “Account Einstellungen” aktiviert wurde, eingesetzt:

• Domain vergessen

• Passwort vergessen

• Bewerbungsformular

• Direkte Empfehlung (nach der Eingabe vom Talent Scout, 2. Fenster)

Worauf muss ich beim Datenschutz bei reCAPTCHA als Unternehmen achten?

Wichtig ist, dass dein Unternehmen auf “Invisible reCAPTCHA” in der Datenschutzerklärung darauf hinweist.

Als Unterstützung findest du unter folgendem Link (Artikel 2.6, S. 16) eine Vorlage zu reCAPTCHA.

Bei Fragen kannst du dich gerne an data-security@firstbird.com wenden.

Betrugsschutz für Job-Ansichten

Zu finden unter:  Account Einstellungen - Einstellungen - Allgemein -  Erweiterte Sicherheit durch Google reCaptcha - Betrugsschutz für Job-Ansichten

Um deinen Firstbird-Account vor “gefälschten” Job-Ansichten zu schützen, hast du die Möglichkeit unter den “Account-Einstellungen” “Einstellungen” beim Punkt “Erweiterte Sicherheit durch Google reCAPTCHA” die entsprechenden Häkchen zu setzen.

FAQs

Was genau bewirkt diese Einstellung?

Da Firstbird für generierte Job-Ansichten Punkte vergibt, könnte es sein, dass ein Talent Scout versucht diese auf eine “betrügerische” Art und Weise zu generieren. Im Detail könnte ein technisch versierter Talent Scout ein “Script” programmieren und durch dieses eine zu hohe Anzahl an Job-Ansichten bzw. Punkten erhalten. Um dies zu verhindern, bieten wir nun die Möglichkeit mit Hilfe von “Google reCAPTCHA” eine Einstellung im Firstbird-Account zu treffen. Diese Einstellung prüft ob es sich um eine automatisierte/programmierte (“Bot”) Job-Ansicht handelt oder nicht. 

Hinweis: Gerade bei laufenden Wettbewerben/Challenges könnte diese Einstellung verhindern, dass ein Talent Scout “betrügt” und hier viele Punkte generiert.

Was muss ich beachten bevor ich diese Einstellung aktiv setze?

Bitte beachte, dass durch Aktivierung dieser Einstellung personenbezogene Daten (wie etwas die IP-Adresse deiner Nutzer) an Google Server außerhalb der EU geschickt werden. Um hier auf der “sicheren Seite” zu sein, kannst du eine Einwilligung auf deiner Job-Anzeige (in Form eines “Cookie Banners”) aktivieren. Dieses Häckchen ist dabei standardmäßig gesetzt (“Einwilligung auf der Job-Anzeige einholen”). Jeder Nutzer muss dann bevor er sich den Job ansehen/sich bewerben kann, erst einwilligen, dass seine Daten über Google-reCAPTCHA verarbeitet werden dürfen.

Einstellung im Account (Screenshot):

Job-Anzeige mit Cookie-Banner (Screenshot):

Hinweis: Ist das Häckchen bei “Einwilligung auf der Job-Anzeige einholen” nicht gesetzt, erscheint bei der Job-Anzeige kein “Cookie Banner”, der den User gezielt auf die Verwendung von reCAPTCHA aufmerksam macht. Personenbezogene Daten werden in Folge dessen ohne eine aktive Einwilligung bzw. Zustimmung des Nutzers an Google Server außerhalb der EU verschickt und verarbeitet.

Einstellung im Account (Screenshot):

Welche Auswirkung hat ein Ablehnen der Verwendung von Cookies?

Klickt ein User nicht auf “Akzeptieren”, d.h. lehnt die Verwendung von Cookies ab, kann sich der User die Jobanzeige ansehen und auch darauf bewerben allerdings wird dem Talent Scout keine Job-Ansicht angerechnet (d.h. er erhält dafür keine Punkte).

Muss ich meine Datenschutzerklärung anpassen?

Ja, bei Aktivierung dieser Funktion, ist es wichtig deine Datenschutzerklärung zu aktualisieren und gezielt daraufhin zu weisen, dass personenbezogene Daten (wie etwas die IP-Adresse der Nutzer) an Google Server außerhalb der EU geschickt werden.

Standorte und Fachbereiche

Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - Einstellungen - Allgemein - Standorte und Fachbereiche

Diese Funktionen helfen dir Firstbird zu strukturieren. Jeder Job und jeder Talent Scout ist einem Standort und einem Fachbereich zugeordnet. Sobald ein Job veröffentlicht wird, werden Talent Scouts mit übereinstimmendem Standort und Fachbereich per E-Mail darüber informiert.

Selbstverständlich kann jeder Talent Scout in seinem Account auf alle Jobs zugreifen (Links in der Menüleiste unter "Jobs"). Die Jobs und Talent Scouts können auch nach diesen Funktionen gefiltert werden. Standorte und Fachbereiche können nach Belieben erstellt (Standort hinzufügen), bearbeitet und gelöscht (bearbeiten) werden.

Standorte

Als Standorte kannst du, zum Beispiel, Städte oder Regionen verwenden: Wien, Headquarters Berlin, Produktionsstandort Niederösterreich, etc.

Fachbereiche

Fachbereiche sind wie Kategorien. Du kannst diese in Abteilungen, Funktionen oder Seniorität unterteilen. Bsp.: Marketing, Sales, Geschäftsführung, Assistent, Senior, Junior etc. 

Standort oder Fachbereich löschen

Du, als Administrator, kannst einen Standort oder Fachbereich nur löschen, wenn dieser nicht einem User oder aktiven Job zugeordnet ist. Das bedeutet du musst, bevor du einen Standort/Fachbereich löschen möchtest, im Job den zu löschenden Standort/Fachbereich auf einen anderen ändern. 

Hinweis: Standort und Fachbereich bei Usern ändern

Klicke auf deinen Namen rechts oben und gehe zu deinen “Account Einstellungen” und als nächstes zu “User Management”. Dort kannst du bei “Aktive User” nach dem User suchen und den Standort/Fachbereich ändern.

Hinweis: Standort und Fachbereich bei Job ändern

Gehe zu “Jobs” und als nächstes auf “Aktive Jobs” und suche mit Hilfe der Filter (rechts oben) nach dem Standort/Fachbereich, den du ändern möchtest. Klicke beim Job auf die Funktion “Bearbeiten” und ändere den Standort/Fachbereich auf einen anderen aus der Liste.

Nutzungsbedingungen, Datenschutzerklärung und Impressum hinzufügen

Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - Einstellungen - Rechtliche Hinweise anpassen

Jedes Unternehmen hat seine eigenen Geschäftsbedingungen und anders formulierte Datenschutzbestimmungen. Damit diese berücksichtigt werden, kannst du in Firstbird die Nutzungsbedingungen und Datenschutzerklärung deines Unternehmens einfügen, und deine User und alle Bewerber müssen diesen bei der Anmeldung bzw. Bewerbung zustimmen. Auch das Impressum kann angepasst werden. Um bei Firstbird einen Recruiter / Talent Scout Account erstellen zu können, musst du den Nutzungsbedingungen zustimmen. 

Auf folgenden Seiten werden, sofern von dir geändert, deine Unternehmens Nutzungsbedingungen, Datenschutzerklärung und Impressum angezeigt:

• User Registrierung
• Bewerber-Seite
• Login

Nicht nur auf diversen Seiten deines Firstbird Account, sondern auch in E-Mails die von deiner Domain aus versendet werden (Bsp.: customer-happiness@firstbird.com), sind deine Nutzungsbedingungen, Datenschutzerklärung und Impressum enthalten.

Änderst du die Nutzungsbedingungen nicht, werden weiterhin diejenigen von Firstbird angezeigt.

Bevor du mit der Bearbeitung beginnst, wähle im Drop-down Menü die Sprache aus, in der du die Nutzungsbedingungen, Datenschutzerklärung und das Impressum erstellen möchtest.

Hauptsprache festlegen

Du hast die Möglichkeit, eine Sprache als “Hauptsprache” festzulegen.
Damit legst du fest, in welcher Sprache deine Nutzungsbedingungen, Datenschutzerklärung und das Impressum einem Bewerber oder Talent Scout angezeigt werden, wenn seine Browser-Sprache nicht mit den von dir zur Verfügung gestellten Sprachen übereinstimmt.

Beispiel:

Du stellst deine Nutzungsbedingungen, Datenschutzerklärung und das Impressum auf Deutsch und Englisch zur Verfügung und markierst Englisch als “Hauptsprache”. Der neue Talent Scout bzw. Bewerber hat als Browser-Sprache Spanisch. Wenn er sich im Zuge der Registrierung bzw. Bewerbung deine Nutzungsbedingungen durchliest, werden diese auf Englisch angezeigt, da du diese Sprache als “Hauptsprache” angegeben hast.

Nutzungsbedingungen bearbeiten

Um deine Nutzungsbedingungen einzufügen, klicke auf deinen Namen rechts oben und gehe zu "Account Einstellungen" dann zu "Einstellungen" und als nächstes zu "Nutzungsbedingungen anpassen".

Im ersten Editor kannst du deine Nutzungsbedingungen mittels "Copy" (Strg + C) und "Paste" (Strg + V) einfügen und bearbeiten. Um deine Änderungen zu bestätigen, scrolle ganz nach unten und klicke auf den Button "Speichern" oder fahre mit der Bearbeitung deiner Datenschutzerklärung fort.

Datenschutzerklärung bearbeiten

Im zweiten Editor kannst du deine Datenschutzerklärung entweder direkt oder mittels "Copy" (Strg + C) und "Paste" (Strg + V) einfügen und bearbeiten. Um deine Änderungen zu bestätigen, scrolle ganz nach unten und klicke auf den Button "Speichern" oder fahre mit der Bearbeitung deines Impressums fort.

Bitte beachte!
Bitte beachte, dass die Verantwortung für eine rechtlich korrekte Datenschutzerklärung bei dir liegt!

Impressum bearbeiten 

Im dritten Editor kannst du dein Impressum mittels "Copy" (Strg + C) und "Paste" (Strg + V) einfügen und bearbeiten. Um deine Änderungen zu bestätigen, scrolle ganz nach unten und klicke auf den Button "Speichern".

Wenn du die Nutzungsbedingungen, die Datenschutzerkärung oder das Impressum in einer weiteren Sprache zur Verfügung stellen möchtest, scrolle nach oben und wähle die entsprechende Sprache aus.

Tipp beim Bearbeiten

Falls beim Editieren Formatierungsprobleme auftreten, ist es hilfreich, wenn du den Text aus der Quelldatei (Word, Web etc.) zuerst in einen Editor (z.B. von Microsoft) einfügst, nochmals kopierst und erst dann in Firstbird einfügst und bearbeitest.

Passwort-Richtlinien

Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - Einstellungen - Passwort-Richtlinien

Mit der Funktion Passwort-Richtlinien ermöglichen wir es unseren Kunden, ihre internen IT-Security Anforderungen auf ihren Firstbird-Unternehmens-Account zu übertragen.

Klicke in deinem Firstbird-Unternehmens-Account auf deinen Namen rechts oben und wähle “Account Einstellungen” aus. Als nächstes gehe zu “Einstellungen” und wähle “Passwort-Richtlinien” aus.

Dort kannst du zwischen

• Hoch
  ○ muss sich von den 5 letzten Passwörtern unterscheiden
  ○ mindestens 10 Zeichen
  ○ muss Groß- und Kleinbuchstaben sowie Zahlen enthalten
  ○ muss ein Zeichen enthalten welches weder ein Buchstabe noch eine Nummer ist
  ○ 5 erlaubte Versuche, bevor der Account gesperrt wird
• Mittel
  ○ mindestens 8 Zeichen
  ○ muss Groß- und Kleinbuchstaben sowie Zahlen enthalten
  ○ muss ein Zeichen enthalten, welches weder ein Buchstabe noch eine Nummer ist
  ○ 5 erlaubte Versuche, bevor der Account gesperrt wird
• Niedrig
  ○ mindestens 6 Zeichen
  ○ 5 erlaubte Versuche, bevor der Account gesperrt wird
• Benutzerdefiniert
  ○ muss sich von mindestens dieser Anzahl letzter Passwörter unterscheiden
  ○ muss mindestens so viele Zeichen haben
  ○ muss Zahlen und Sonderzeichen enthalte.
  ○ muss Groß- und Kleinbuchstaben enthalten
  ○ Anzahl an Fehlversuchen bis zur Sperrung

auswählen.

Bitte beachten!

Wenn du das Sicherheitslevel der Passwort-Richtlinie oder die Passwortkomplexität im benutzerdefinierten Modus erhöhst/änderst (Bsp.: Niedrig auf Mittel oder Niedrig auf Hoch oder Mittel auf Benutzerdefiniert), werden die bereits existierenden Passwörter aller User ungültig. Sobald du speicherst, wird eine E-Mail mit der Aufforderung an alle deine User geschickt, dass sie ihre Passwörter gemäß der neuen Richtlinie anpassen müssen.

Feature-Request Widget (ProductBoard)

Solltest du einen Verbesserungsvorschlag für die Nutzung von Firstbird haben, kannst du dies über den "Feature Anfrage" Button links unten in der Menüleiste tun.

Beim Versand eines Feature-Requests über das Widget im Firstbird-Account, werden personenbezogene Daten in die USA versendet.
Dieser Versand erfolgt nur nach Einwilligung des einzelnen Users, wenn dieser seinen Feature-Request absenden möchte. Details zu dem Prozess kannst du unter folgendem Link nachlesen.

Feature-Request Widget deaktivieren

Wenn du nicht möchtest, dass Daten deiner User in den USA verarbeitet werden, sende bitte vor dem Go Live (Einladung aller User) eine Nachricht an data-security@firstbird.com, um das Feature-Request Widget von uns deaktivieren zu lassen.

Bitte beachten!
Nur Administratoren können Firstbird Weisungen, wie das Deaktivieren des Feature-Request Widgets, erteilen.

Template zur Datenschutzerklärung

Mit dem nachfolgenden Template wollen wir dich dabei unterstützen, eine rechtskonforme Datenschutzerklärung für deine Empfehlungsplattform zu erstellen.

Hierbei handelt es sich lediglich um eine unverbindliche Vorlage, die von dir ausgefüllt und vervollständigt werden muss.

Des weiteren findest du auch eine Zusammenfassung der Mindestanforderungen an eine Datenschutzerklärung gemäß DSGVO.

Bitte beachten!
Die Verantwortung für eine rechtlich korrekte Datenschutzerklärung liegt bei dir!

Bei Fragen kannst du dich gerne an data-security@firstbird.com wenden.

Template zuletzt aktualisiert am 07.05.2021 (v2.0)