Bewerbungen automatisch löschen
Wenn du möchtest, dass Empfehlungen und Bewerbungen inklusive Unterlagen, nachdem sie geschlossen wurden, automatisch gelöscht werden, kannst du das hier einstellen.
Um die Funktion zu aktivieren, setzt du das Häkchen bei "Geschlossene Empfehlungen automatisch löschen" und gibst die Anzahl der Tage ein, ab wann eine Bewerbung nach dem Schließen gelöscht werden soll.
Bitte beachte, dass alle personenbezogenen Daten deiner geschlossenen Empfehlung bzw. Bewerbung unwiderruflich gelöscht werden, sobald die ausgewählte Anzahl an Tagen abgelaufen ist. Auch vorzeitig geschlossene Empfehlungen oder Bewerbungen werden entfernt.
Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - Einstellungen - Allgemein
Verpflichtender Upload von Bewerbungsunterlagen
Du entscheidest, ob bei Bewerbungen oder direkten Empfehlungen Bewerbungsunterlagen angefügt werden müssen oder nicht.
Wenn du es bevorzugst, nur Bewerbungen bzw. Empfehlungen mit kompletten Bewerbungsunterlagen zu erhalten, dann aktiviere diese Funktion durch das Setzen des Häkchens.
Dadurch können Bewerbungen bzw. Empfehlungen nur versendet werden, wenn mindestens eine Datei (PDF, Zip) hochgeladen wurde. Falls dem nicht so ist, erhält der Bewerber einen Hinweis, dass er seine Unterlagen noch hochladen muss.
Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - Einstellungen - Allgemein
Wenn ein Talent Scout oder Bewerber Bewerbungsunterlagen hochlädt, werden diese automatisch von unserem System auf Viren gescannt. Falls sich Viren in einem Dokument befinden sollten, wird es nicht hochgeladen und der Talent Scout bzw. Bewerber erhält eine entsprechende Fehlermeldung.
Direkte Empfehlungen deaktivieren
Die Mehrheit der Einstellungen durch Firstbird werden über direkte Empfehlungen generiert.
Falls du trotzdem die Funktion der direkten Empfehlung deaktivieren möchtest, kannst du dies in deinen “Account Einstellungen” unter “Einstellungen” tun. Gehe zu “Direkte Empfehlungen deaktivieren” und setze neben “Direkte Empfehlungen nicht zulassen” ein Häkchen.
Dadurch wird der Button “Empfehlen” nicht mehr angezeigt und die Funktion ausgeschaltet.
Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - Einstellungen
Leaderboard deaktivieren
Wenn du Firstbird ohne Wettbewerb unter den Talent Scouts verwenden möchtest, hast du in deinen “Account Einstellungen” unter “Einstellungen” die Möglichkeit, das Leaderboard zu deaktivieren.
Du brauchst nur bei “Sensible Informationen auf der Plattform ausblenden” ein Häkchen neben “Leaderboard für alle User ausblenden” setzen, und das Leaderboard ist für keinen User in deinem Firstbird-Unternehmens-Account mehr sichtbar.
Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - Einstellungen
reCAPTCHA
Um unseren Kunden einen zusätzlichen Schutz vor E-Mail Flooding zu geben, bieten wir die Möglichkeit, “Invisible reCAPTCHA” von Google LLC in deinem Firstbird-Unternehmens-Account zu aktivieren.
Um reCAPTCHA zu aktivieren, logge dich in deinem Firstbird-Unternehmens-Account ein und gehe zu “Account Einstellungen” - “Einstellungen” - “Allgemein”. Dort findest du unter “Erweitere Sicherheit durch Google reCAPTCHA”.
Erst mit dem Setzen des Häkchens wird der Service aktiviert und Daten bei Google verarbeitet. Solange kein Häkchen gesetzt wird, werden auch keine Daten bei Google verarbeitet. Welche personenbezogenen Daten nach Aktivierung verarbeitet werden, kannst du unter “Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?” nachlesen.
Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - Einstellungen
Was ist "Invisible reCAPTCHA"?
Um E-Mail Flooding zu vermeiden und um zwischen echten Usern und künstlichen Bots unterscheiden zu können, wurden sogenannte CAPTCHA entwickelt.
Bekannt sind CAPTCHA, bei denen man aufgefordert wird, ein Häkchen zu setzen und somit zu bestätigen, dass man kein Bot ist.
Um die Usability nicht zu beeinträchtigen, haben wir uns dazu entschieden, “Invisible reCAPTCHA” von Google zu implementieren. Dabei muss der User nur in Ausnahmefällen ein Häkchen setzen. Ansonsten wird der User beim Teilen oder bewerben nicht beeinträchtigt.
Welche personenbezogene Daten werden verarbeitet?
Wir verwenden “Invisible reCAPTCHA” von Google LLC.
Laut Google LLC werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
- IP Adresse des Users
Details können Sie unter folgendem Link nachlesen.
Wo im Firstbird-Unternehmens-Account wird “Invisible reCAPTCHA” eingesetzt?
An folgenden Stellen wird “Invisible reCAPTCHA”, wenn es in den “Account Einstellungen” aktiviert wurde, eingesetzt:
- Domain vergessen
- Passwort vergessen
- Bewerbungsformular
- Direkte Empfehlung (nach der Eingabe vom Talent Scout, 2. Fenster)
Worauf muss ich beim Datenschutz bei reCAPTCHA als Unternehmen achten?
Wichtig ist, dass dein Unternehmen auf “Invisible reCAPTCHA” in der Datenschutzerklärung darauf hinweist.
Als Unterstützung findest du unter folgendem Link (Artikel 2.6, S. 16) eine Vorlage zu reCAPTCHA.
Bei Fragen kannst du dich gerne an data-security@firstbird.com wenden.
Standorte und Fachbereiche
Diese Funktionen helfen dir Firstbird zu strukturieren. Jeder Job und jeder Talent Scout ist einem Standort und einem Fachbereich zugeordnet. Sobald ein Job veröffentlicht wird, werden Talent Scouts mit dem gleichen Standort und Fachbereich per E-Mail darüber informiert.
Selbstverständlich kann jeder Talent Scout in seinem Account auf alle Jobs zugreifen. Jobs und Talent Scouts können auch nach diesen Funktionen gefiltert werden. Standorte und Fachbereiche können nach Belieben erstellt (Standort hinzufügen), bearbeitet und gelöscht (bearbeiten) werden.
Standorte
Als Standorte kannst du, zum Beispiel, Städte oder Regionen verwenden: Wien, Headquarters Berlin, Produktionsstandort Niederösterreich, etc.
Fachbereiche
Fachbereiche sind wie Kategorien. Du kannst diese in Abteilungen, Funktionen oder Seniorität unterteilen. Bsp.: Marketing, Sales, Geschäftsführung, Assistent, Senior, Junior etc.
Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - Einstellungen - Allgemein
Standort oder Fachbereich löschen
Du, als Administrator, kannst einen Standort oder Fachbereich nur löschen, wenn dieser nicht einem User oder aktiven Job zugeordnet ist.
Standort/Fachbereich bei User ändern
Klicke auf deinen Namen rechts oben und gehe zu deinen “Account Einstellungen” und als nächstes zu “User Management”. Dort kannst du bei “Aktive User” nach dem Standort/Fachbereich, den du löschen möchtest, filtern und dann durch einen Klick auf den kleinen Pfeil ändern.
Standort/Fachbereich bei Job ändern
Gehe zu “Jobs” und als nächstes auf “Aktive Jobs” und suche mit Hilfe der Filter (rechts oben) nach dem Standort/Fachbereich, den du löschen möchtest. Klicke beim Job auf die Funktion “Bearbeiten” und ändere den Standort/Fachbereich.
Wenn du nach den Änderungen wieder zurück zu den “Einstellungen” gehst, um den Standort/Fachbereich zu löschen, klicke auf die Funktion “Bearbeiten” und ein neues Fenster öffnet sich. In dem Pop-up ist die Funktion “Löschen” rechts oben nicht mehr grau, sondern rot und du kannst den Standort/Fachbereich löschen.
Wenn du nach den Änderungen wieder zurück zu den “Einstellungen” gehst, um den Standort/Fachbereich zu löschen, klicke auf die Funktion “Bearbeiten” und ein neues Fenster öffnet sich. In dem Pop-up ist die Funktion “Löschen” rechts oben nicht mehr grau, sondern rot und du kannst den Standort/Fachbereich löschen.
Unternehmenseigene AGBs, Datenschutzerklärung und Impressum hinzufügen
Jedes Unternehmen hat seine eigenen Geschäftsbedingungen und anders formulierte Datenschutzbestimmungen. Damit diese berücksichtigt werden, kannst du in Firstbird die AGBs und Datenschutzerklärung deines Unternehmens einfügen, und deine User und alle Bewerber müssen diesen bei der Anmeldung bzw. Bewerbung zustimmen. Auch das Impressum kann angepasst werden.
Auf folgenden Seiten werden, sofern von dir geändert, deine Unternehmens AGBs, Datenschutzerklärung und Impressum angezeigt:
- User Registrierung
- Bewerber-Seite
- Login
Nicht nur auf diversen Seiten deines Firstbird Account, sondern auch in E-Mails die von deiner Domain aus versendet werden (Bsp.: customer-happiness@firstbird.com), sind deine Unternehmens-AGBs, Datenschutzerklärung und Impressum enthalten.
Änderst du die Geschäftsbedingungen nicht, werden weiterhin diejenigen von Firstbird angezeigt.
Bevor du mit der Bearbeitung beginnst, wähle im Drop-down Menü die Sprache aus, in der du die AGBs, Datenschutzerklärung und das Impressum erstellen möchtest.
Hauptsprache festlegen
Du hast die Möglichkeit, eine Sprache als “Hauptsprache” festzulegen.
Damit legst du fest, in welcher Sprache deine AGBs, Datenschutzerklärung und das Impressum einem Bewerber oder Talent Scout angezeigt werden, wenn seine Browser- Sprache nicht mit den von dir zur Verfügung gestellten Sprachen übereinstimmt.
Beispiel:
Du stellst deine AGBs, Datenschutzerklärung und das Impressum auf Deutsch und Englisch zur Verfügung und markierst Englisch als “Hauptsprache”. Der neue Talent Scout bzw. Bewerber hat als Browser-Sprache Spanisch. Wenn er sich im Zuge der Registrierung bzw. Bewerbung deine AGBs durchliest, werden diese auf Englisch angezeigt, da du diese Sprache als “Hauptsprache” angegeben hast.
Um deine Geschäftsbedingungen einzufügen, klicke auf deinen Namen rechts oben und gehe zu "Account Einstellungen" dann zu "Einstellungen" und als nächstes zu "AGB anpassen".
Im ersten Editor kannst du deine AGBs mittels "Copy" (Strg + C) und "Paste" (Strg + V) einfügen und bearbeiten. Um deine Änderungen zu bestätigen, scrolle ganz nach unten und klicke auf den Button "Speichern" oder fahre mit der Bearbeitung deiner Datenschutzerklärung fort.
Datenschutzerklärung bearbeiten
Im zweiten Editor kannst du deine Datenschutzerklärung entweder direkt oder mittels "Copy" (Strg + C) und "Paste" (Strg + V) einfügen und bearbeiten. Um deine Änderungen zu bestätigen, scrolle ganz nach unten und klicke auf den Button "Speichern" oder fahre mit der Bearbeitung deines Impressums fort.
Bitte beachte!
Bitte beachte, dass die Verantwortung für eine rechtlich korrekte Datenschutzerklärung bei dir liegt!
Im dritten Editor kannst du dein Impressum mittels "Copy" (Strg + C) und "Paste" (Strg + V) einfügen und bearbeiten. Um deine Änderungen zu bestätigen, scrolle ganz nach unten und klicke auf den Button "Speichern".
Wenn du die AGBs, die Datenschutzerkärung oder das Impressum in einer weiteren Sprache zur Verfügung stellen möchtest, scrolle nach oben und wähle die entsprechende Sprache aus.
Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - Einstellungen - AGB anpassen
Tipp beim Bearbeiten
Falls beim Editieren Formatierungsprobleme auftreten, ist es hilfreich, wenn du den Text aus der Quelldatei (Word, Web etc.) zuerst in einen Editor (z.B. von Microsoft) einfügst, nochmals kopierst und erst dann in Firstbird einfügst und bearbeitest.
Passwort-Richtlinien
Mit der Funktion Passwort-Richtlinien ermöglichen wir es unseren Kunden, ihre internen IT-Security Anforderungen auf ihren Firstbird-Unternehmens-Account zu übertragen.
Klicke in deinem Firstbird-Unternehmens-Account auf deinen Namen rechts oben und wähle “Account Einstellungen” aus. Als nächstes gehe zu “Einstellungen” und wähle “Passwort-Richtlinien” aus.
Dort kannst du zwischen
- Hoch
○ muss sich von den 5 letzten Passwörtern unterscheiden
○ mindestens 10 Zeichen
○ muss Groß- und Kleinbuchstaben sowie Zahlen enthalten
○ muss ein Zeichen enthalten welches weder ein Buchstabe noch eine Nummer ist
○ 5 erlaubte Versuche, bevor der Account gesperrt wird - Mittel
○ mindestens 8 Zeichen
○ muss Groß- und Kleinbuchstaben sowie Zahlen enthalten
○ muss ein Zeichen enthalten, welches weder ein Buchstabe noch eine Nummer ist
○ 5 erlaubte Versuche, bevor der Account gesperrt wird - Niedrig
○ mindestens 6 Zeichen
○ 5 erlaubte Versuche, bevor der Account gesperrt wird - Benutzerdefiniert
○ muss sich von mindestens dieser Anzahl letzter Passwörter unterscheiden
○ muss mindestens so viele Zeichen haben
○ muss Zahlen und Sonderzeichen enthalte.
○ muss Groß- und Kleinbuchstaben enthalten
○ Anzahl an Fehlversuchen bis zur Sperrung
auswählen.
Bitte beachten!
Wenn du das Sicherheitslevel der Passwort-Richtlinie oder die Passwortkomplexität im benutzerdefinierten Modus erhöhst (Bsp.: Niedrig auf Mittel oder Niedrig auf Hoch oder Mittel auf Benutzerdefiniert), werden die Passwörter aller User ungültig. Sobald du speicherst, wird eine E-Mail mit der Aufforderung an alle deine User geschickt, dass sie ihre Passwörter gemäß der neuen Richtlinie anpassen müssen.
Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - Einstellungen - Passwort-Richtlinien
Feature-Request Widget (ProductBoard)
Beim Versand eines Feature-Requests über das Widget im Firstbird-Account, werden personenbezogene Daten in die USA versendet.
Dieser Versand erfolgt nur nach Einwilligung des einzelnen Users, wenn dieser seinen Feature-Request absenden möchte. Details zu dem Prozess kannst du unter folgendem Link nachlesen.
Feature-Request Widget deaktivieren
Wenn du nicht möchtest, dass Daten deiner User in den USA verarbeitet werden, sende bitte vor dem Go Live (Einladung aller User) eine Nachricht an data-security@firstbird.com, um das Feature-Request Widget von uns deaktivieren zu lassen.
Bitte beachten!
Nur Administratoren können Firstbird Weisungen, wie das Deaktivieren des Feature-Request Widgets, erteilen.
Template zur Datenschutzerklärung
Mit dem nachfolgenden Template wollen wir dich dabei unterstützen, eine rechtskonforme Datenschutzerklärung für deine Empfehlungsplattform zu erstellen.
Hierbei handelt es sich lediglich um eine unverbindliche Vorlage, die von dir ausgefüllt und vervollständigt werden muss.
Des weiteren findest du auch eine Zusammenfassung der Mindestanforderungen an eine Datenschutzerklärung gemäß DSGVO.
Bitte beachten!
Die Verantwortung für eine rechtlich korrekte Datenschutzerklärung liegt bei dir!
Bei Fragen kannst du dich gerne an data-security@firstbird.com wenden.
Template zuletzt aktualisiert am 19.03.2019 (v1.5)