Kontakt Menü

Integrationen

Firstbird Integration


Integrationen ermöglichen eine nahtlose Verbindung zwischen Firstbird und deiner IT-Landschaft (z.B. Bewerbermanagementsystem, Identity Provider, etc.) herzustellen um den Aufwand für Firstbird User durch bestimmte automatisierte Prozesse zu minimieren.

Firstbird bietet eigene Konnektoren zu verschiedenen Systemen (z.B. Bewerbermanagementsystem, Identity Provider, etc.) sowie eine öffentliche API.

Sollten Sie weitere Fragen dazu haben, kontaktieren Sie uns gerne unter pm-integrations@firstbird.com.

 

Begriffserklärungen

BMS: Bewerbermanagementsystem
API: Application Programming
InterfaceXML: Extensible Markup Language
JSON: JavaScript Object Notation
REST: Representational State Transfer
SOAP: Simple Object Access Protocol
(S)FTP: (Secure) File Transfer Protocol
WebDAV: Web-based Distributed Authoring and Versioning
SSO: Single-Sign-On
IdP: Identity Provider
SAML: Security Assertion Markup Language

 

Integrationen mit Bewerbermanagementsystemen

Allgemeines

Warum brauche ich eine Integration mit meinem BMS?
Durch eine Integration zwischen Ihrem BMS und Firstbird sparen Sie wertvolle Zeit, reduzieren den Aufwand für Ihre Recruiter und halten den Status Ihrer Stellenausschreibungen und Bewerber stets aktuell.

Welche Prozesse kann eine BMS-Integration umfassen?
Abhängig von Ihren Bedürfnissen und der API Ihres BMS bietet Firstbird unterschiedliche Integrations-Umfänge:

  • Automatische Erstellung und Veröffentlichung von Jobs in Firstbird (durch Importieren von Jobs aus dem BMS)
  • Automatische Erstellung von Bewerbungen im BMS (durch Exportieren von Bewerbungen aus Firstbird ins BMS)
  • Automatisches Update von Bewerbungen mit Talent Scout Feedback (durch Exportieren des Talent Scout Feedbacks zum BMS)
  • Automatische Synchronisierung des Recruiter Ratings (durch Importieren des Recruiter Ratings aus dem BMS zu Firstbird)
  • Automatische Synchronisierung des Bewerbungs-Status (durch Importieren des Bewerbungs-Status aus dem BMS zu Firstbird)
Prozess Light Advanced Full
Automatische Erstellung und Veröffentlichung von Jobs in Firstbird x x x
Automatische Erstellung von Bewerbungen im BMS   x x
Automatisches Update von Bewerbungen mit Talent Scout Feedback     x
Automatische Synchronisierung des Recruiter Ratings     x
Automatische Synchronisierung des Bewerbungs-Status     x

 general_integration.PNG

Welche technischen Voraussetzungen sind nötig?
Die technischen Voraussetzungen sind abhängig von der API des Bewerbermanagementsystems. Firstbird hat bereits Erfahrungen bei der Entwicklung von Integrationen mit REST, SOAP, (S)FTP servers and WebDAV.

Unsere Integrationen unterstützen folgende Formate: XML, JSON und HTML
Das BMS muss folgende Voraussetzungen erfüllen um die Automatisierung bestimmter Prozesse zu ermöglichen:

Job Import (LIGHT | ADVANCED | FULL INTEGRATION)

  • Jobs können vom BMS abgerufen werden (z.B. direkt via REST/ SOAP API oder FTP Server)
  • Jobs sind während des gesamten Abrufzeitraums mit derselben ID verfügbar
  • Jobs werden entfernt bzw. enthalten eine Kennzeichnung in Bezug auf des Job-Status (aktiv oder inaktiv)
  • Updates von Jobs sind verfügbar (ID bleibt dieselbe auch wenn der Inhalt aktualisiert wird)

Kandidaten / Bewerbungs-Export (ADVANCED | FULL INTEGRATION)

  • Kandidatenprofile / Bewerbungen können über die Integration nur mit Pflichtfeldern von Firstbird (Vorname, Nachname, Email-Adresse) erstellt werden
  • Alle Dokumententypen (pdf, doc, docs, zip) können importiert und zum Kandidatenprofil / zur Bewerbung hinzugefügt werden

Talent Scout Feedback Export (ADVANCED | FULL INTEGRATION)

  • Nach Bewerberexport schickt das BMS einen unique identifier des Kandidatenprofils / der Bewerbung zurück
  • Kandidatenprofile / Bewerbungen können nach dem ersten Import zum BMS aktualisiert werden
    BMS enthält ein Freitextfeld für das Talent Scout Feedback (z.B. zusätzliches Feld oder Kommentarfeld)

Recruiter Rating Import (FULL INTEGRATION)

  • Recruiter können im BMS ein Rating abgeben, das mit Firstbird abgeglichen werden kann
  • Das Rating einer bestimmten Bewerbung kann von Firstbird abgerufen werden basierend auf einem Identifier, der nach dem Bewerberexport ans BMS an Firstbird zurückgeschickt wurde.

Bewerber-Status Sync (FULL INTEGRATION)

  • Das BMS kann den finalen Bewerberstatus (relevant sind nur "eingestellt" und "geschlossen/abgelehnt") zur Verfügung stellen sowie das Datum für den ersten Arbeitstag (nur relevant für "eingestellte" Kandidaten)
  • Das BMS kann genügend Informationen über den Kandidaten / die Bewerbung zur Verfügung stellen um Firstbird die korrekte Schließung einer bestimmten Bewerbung zu ermöglichen (z.B. BMS schickt unique identifier des Kandidatenprofils / der Bewerbung nach Import zurück - bevorzugte Lösung - oder die Job-ID und Email-Adresse des Kandidaten)

Wie stelle ich den Zugang zum BMS zur Verfügung?
Um mit der Implementierung zu starten, stellt uns abhängig von Ihrem BMS entweder einer Ihrer Projektmitarbeiter oder Ihre BMS-Kontaktperson den Zugang zur Ihrer BMS-API zur Verfügung.


Was ist ein Stammdatenabgleich bzw. Mapping?
Um einen korrekten und erfolgreichen Datenimport bzw. -export zu ermöglichen, müssen die benötigten Stammdaten mit jenen in Ihrem BMS zur Verfügung stehenden Daten abgeglichen bzw. zugeordnet werden.


Wie lange dauert die Entwicklung der Integration?
Die Dauer der Entwicklung hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. mit welchem BMS Sie arbeiten, welche Art der Integration entwickelt werden soll, der Auslastung unserer Ressourcen (unserer Roadmap), etc.Daher können wir keine pauschale Auskunft darüber geben.

Warum muss ich Testdaten zur Verfügung stellen?
Um die Integration unter realen Bedingungen zu testen, benötigen wir von Ihnen Testdaten. Für den Test des Fehlermanagements sollen die zur Verfügung gestellten Testdaten neben validen Informationen auch ungültige Datensätze enthalten. Je vielfältiger die Testdaten, um so besser können Sie die Funktionen rund um Import und Export testen, bevor Sie die finale Freigabe erteilen und die Integration live geht.

Was ist der User Acceptance Test (UAT)?
Nachdem Ihre personalisierte Integration implementiert wurde, testen Sie die Implementierung im Firstbird Test Account und führen den finalen User Acceptance Test durch. Während des Benutzerakzeptanztests testen Sie jede mögliche Variante, die in der täglichen Nutzung auftreten kann und geben Feedback, ob die Integration nach Ihren Erwartungen entwickelt wurde.

Job Veröffentlichung von Ihrem BMS in Firstbird

Was wird für den Job-Import und die Job-Veröffentlichung benötigt?
Für den Job-Import als Entwurf wird lediglich der Import folgender Felder benötigt:

  • Job-Titel
  • Job-Beschreibung
  • Job ID (ID aus Ihrem BMS)

Für die automatische Veröffentlichung von Jobs, die Benachrichtungen auslöst und den Job für Ihre Talent Scouts sichtbar macht, wird der Import aller Pflichtfelder benötigt:

  • Job-Titel
  • Job-Beschreibung
  • Job ID (ID aus Ihrem BMS)
  • Fachbereich
  • Standort
  • Kontaktperson
  • Prämie

Die Felder "Branding" und "Hot Job" sind keine Pflichtfelder.
Mit unserer Hilfe können Sie definieren, wie der Job aus Ihrem BMS in Firstbird angezeigt wird. Normalerweise enthält ein Job, der in einem BMS erstellt wurde, neben dem Titel und einer Beschreibung, viele zusätzliche Informationen. Dazu zählen etwa Kontaktperson, gewünschte Berufserfahrung und vieles mehr. Während des Kickoff-Meetings klären wir mit Ihnen den Prozess und den Abgleich der Felder Ihres BMS sowie die zusätzlich benötigten Felder, um einen Job in Firstbird zu veröffentlichen.

Bewerber-Export von Firstbird zu Ihrem BMS

Der Bewerberexport ist sehr abhängig von der Konfiguration Ihres BMS und seiner API. Firstbird verlangt nur folgende Felder:

  • Vorname
  • Nachname
  • E-Mail
  • Telefonnummer (nicht verpflichtend)
  • Link zu Social Media Profil (nicht verpflichtend)
  • Dokumente (nicht verpflichtend)
  • Foto (nicht verpflichtend)

Falls Ihr BMS weitere Felder verlangt, kann Firstbird auch zusätzliche Informationen hinzufügen wie z.B die Quelle oder Werte für Platzhalter.

Talent Scout Feedback Export von Firstbird zu Ihrem BMS

Abhängig von den Möglichkeiten Ihres BMS wird das Feedback aus Firstbird in bestimmten bereits vorhandenen Feldern in Ihrem BMS abgebildet (z.B. in “weitere Anmerkungen”). Diese Information kann auch dann in Ihrem BMS abgebildet werden, wenn dieses dafür kein spezielles Feld vorgesehen hat. Wir werden gemeinsam mit Ihnen und Ihrem BMS-Anbieter nach der besten Lösung suchen, ohne für Sie zusätzlichen Aufwand zu erzeugen.


Recruiter Rating Import von Ihrem BMS zu Firstbird

Sofern es bei Ihrem BMS die Möglichkeit gibt, Bewertungen von den Recruitern zu exportieren, so werden diese unter den Bewertungen in Firstbird abgebildet. Mit diesem automatisierten Austausch des Feedbacks und der Bewertungen wird das Profil eines Kandidaten angereichert und erleichtert die Kommunikation zwischen Recruitern und Talent Scouts. Abhängig von den Möglichkeiten Ihres BMS wird die Bewertung aus Ihrem BMS in einem speziellen Bewertungsfeld in Firstbird abgebildet.


Bewerbungsstatus Import aus Ihrem BMS zu Firstbird

Für die Synchronisierung des Bewerbungsstatus zwischen Ihrem BMS und Firstbird wird die eindeutige Bewerbungs-ID sowie die Zuteilung der Felder benötigt. In Firstbird gibt es für die Bewerbung folgende möglichen Status: In Bearbeitung, Geschlossen, Eingestellt. Die beiden Status „Geschlossen“ und „Eingestellt“ triggern Pop-up Fenster, die verpflichtend mit neuen Status-Updates befüllt werden müssen.


Häufig gestellte Fragen

Warum wurde ein neuer Job, der im BMS veröffentlicht ist, nicht zu Firstbird übertragen?
Prüfen Sie Folgendes: Wurde der Kanal Firstbird ausgewählt? Wurden die verpflichtenden Felder befüllt (z.B. Kontaktperson)? Ist die Kontaktperson (Recruiter) ein aktiver User in Firstbird?

Warum wird eine Bewerbung aus Firstbird nicht ins BMS übertragen?
Prüfen Sie Folgendes: Wurde der Job manuell in Firstbird geschalten / gibt es gar keine Verlinkung bzw. Referenz zum BMS beim veröffentlichten Job?

Warum werden keine Dokumente/Anhänge einer Bewerbung ins BMS übertragen?
Eventuell ist die Datei zu groß.

 

 

E-Mail Integration

Standard

Du kannst eine E-Mail-Adresse auswählen, die automatisch Bewerbungen erhält, die über Firstbird eingehen. Dies ermöglicht es dir, neue Bewerbungen unkompliziert an dein BMS zur weiteren Bearbeitung weiterzuleiten. Bewerbungsunterlagen werden als Anhang zu diesen E-Mails hinzugefügt.

Bitte beachten!
Solltest du eine unternehmensspezifische E-Mail-Integration nutzen, haben diese Einstellungen keinerlei Auswirkungen. Wenn du dir unsicher bist, kontaktiere bitte support@firstbird.com.

E-Mail Integration installieren
Gehe zu deinen "Account Einstellungen“ und klicke auf “Integrationen”.

201808_Screenshot_E-Mail_Integration_CA__DE_.jpg

 

Klicke auf den Button “Installieren” beim E-Mail-Icon und ein neues Fenster öffnet sich. Dort trägst du bei “Einstellungen” im Feld neben “E-Mail” die E-Mail-Adresse ein, an die alle eingehenden Bewerbungen gesendet werden sollen.

201808_Screenshot_E-Mail_Integration_CA_1__DE_.jpg

 

Um die E-Mail Integration fertigzustellen, klicke auf den Button “Speichern”.

201808_Screenshot_E-Mail_Integration_CA_2__DE_.jpg

 

E-Mail Integration anpassen
Gehe zu deinen "Account Einstellungen“ und klicke auf “Integrationen”.

201808_Screenshot_E-Mail_Integration_CA_3__DE_.jpg

Klicke auf den Button “Installiert” beim E-Mail-Icon, und ein neues Fenster öffnet sich. Lösche die bereits eingetragene E-Mail-Adresse und trage die neue Empfängeradresse ein. Bestätige deine Änderungen mit dem Button “Speichern”.

201808_Screenshot_E-Mail_Integration_CA_2__DE_.jpg


E-Mail Integration deinstallieren
Gehe zu deinen "Account Einstellungen“ und klicke auf “Integrationen”.

201808_Screenshot_E-Mail_Integration_CA_3__DE_.jpg

Klicke auf den Button “Installiert” beim E-Mail-Icon, und ein neues Fenster öffnet sich. Dort klickst du rechts oben auf die Funktion “Deinstallieren”.

201808_Screenshot_E-Mail_Integration_CA_4__DE_.jpg

Sobald du das gemacht hast, werden keine Bewerbungsunterlagen mehr an diese E-Mail-Adresse weitergeleitet.

Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - Integrationen - Services

 

Kundenspezifisch

Wenn die Standard-E-Mail-Integration Ihren Anforderungen nicht entspricht, können wir Sie gerne dabei untersützen indem wir eine eigene Integration basierend auf Ihren Bedürfnissen entwickeln. Sollten Sie dazu Fragen haben, kontaktieren Sie bitte pm-integrations@firstbird.com.

Jemand aus dem Integrations-Team wird Sie kontaktieren um mit Ihnen die Anforderungen abszustimmen und die technischen Möglichkeiten zu besprechen.

 

Greenhouse

Durch unsere Schnittstelle zu Greenhouse, ist es Usern ab sofort möglich, Jobs automatisch in Firstbird zu importieren und zu veröffentlichen. Darüber hinaus werden auch Empfehlungen und Bewerbungen sowie das vom Talent Scout gegebene Feedback von Firstbird zu Greenhouse importiert. Änderungen (“Hire” oder “Reject”) zu Empfehlungen und Bewerbungen in Greenhouse werden ebenfalls automatisch in Firstbird übernommen.

 

Schritt 1 - Firstbird und Greenhouse Account einrichten

Um einen reibungslosen Job Import von Greenhouse zu Firstbird zu gewährleisten, bitte vor der Aktivierung der Schnittstelle in Firstbird überprüfen, ob alle "Standorte" (= “Office” in Greenhouse), "Fachbereiche" (= “Department” in Greenhouse), Recruiter und Prämien angelegt wurden.

Ohne diese Einstellungen werden Jobs nur importiert und unter “Jobs” - “Entwürfe” gespeichert und müssen anschließend manuell von einem Recruiter veröffentlicht werden. Wenn das für dich in Ordnung ist, kannst du diesen Schritt überspringen und mit “Schritt 2 - Harvest API Key erstellen” weitermachen.

 

Office & Departments

Log dich als Administrator in Greenhouse ein und gehe zu “Organisation”, um die Liste deiner “Offices” (= ”Standort” in Firstbird) und “Departments” (= ”Fachbereich” in Firstbird) zu sehen:

201704_Screenshot_Office_Departments_GH__ENG_.jpg


Als nächstes log dich als Administrator in deinen Firstbird Account ein und gehe zu deinen Unternehmens-Einstellungen (“Account Einstellungen” - “Einstellungen” - “Allgemein”), um die “Standorte” (= “Office” in Greenhouse) und “Fachbereiche” (= “Department” in Greenhouse) zu erstellen.

201704_Screenshot_Location_Departments_FB_CA__DE_.jpg


Wie bereits erwähnt, ist es wichtig, dass die “Standorte” in Firstbird mit den “Offices” in Greenhouse und die “Fachbereiche” in Firstbird mit den “Departments” in Greenhouse übereinstimmen. Wenn du fertig bist, sieht dies wie folgt aus:

201704_Screenshot_Compare_GH_FB__DE_.jpg

 

Recruiter

Als nächstes lade alle User zu Greenhouse und Firstbird ein, die zukünftig als “Hiring Team” oder Kontaktperson für einen Job agieren sollen. Bitte die neuen User in Firstbird entweder als Administratoren oder Recruiter einladen.

In Greenhouse gehe zur “Users”-Übersicht (“Configure” - “Users”) und in Firstbird zu “User Management” (“Account Einstellungen” - “User Management”).

Vergleiche die User mit Greenhouse und Firstbird und lade die noch fehlenden User zu Firstbird ein:

201704_Screenshot_Users_Compare_GH_FB__DE_.jpg


Wichtig: Vor- und Nachname müssen in Greenhouse und Firstbird ident sein.

 

Prämien

Lege als nächstes die Prämien in Firstbird an und füge in Greenhouse ein “Custom Field” namens “Reward” hinzu. So kannst du direkt bei der Erstellung eines neuen Jobs in Greenhouse die Prämie auswählen, die deinen Mitarbeitern alias Talent Scouts in Firstbird angezeigt werden soll.

Gehe in Firstbird zu deinen “Prämien-Einstellungen” (“Account Einstellungen” - “Prämien-Einstellungen”) und füge die von dir gewünschten Prämien hinzu oder bearbeite die vorhandenen.

201704_Screenshot_Rewards_FB__DE_.jpg

Wenn du mit deinen erstellten Prämien zufrieden bist, füge diese auch in Greenhouse als “Custom Field” hinzu.

 

Logge dich als Administrator in Greenhouse ein und gehe wie folgt vor:

  1. Gehe in der Menü-Leiste zu "Configure", dann zu "Custom Options" und zuletzt zu "Jobs".
  2. Dort klicke neben "Manage Job Fields" auf den Button "+Add Field".
  3. Lege das Custom Field "Reward" an:
    • In das Feld "Field" trage "Reward" ein.
    • Bei "Type" im Drop-down Menü "Single select" auswählen.
    • Im neu geöffneten Feld "Options" trage die Prämien ein, die du in Firstbird unter "Account Einstellungen" - "Prämien-Einstellungen" erstellt hast.
    • Die Checkbox vor "Required" aktivieren.
    • Änderungen mit "Speichern" bestätigen.

201704_Screenshot_Greenhouse_CA_4__ENG_.jpg

Wenn du das “Custom Field”“Reward” nicht erstellst und die Schnittstelle zwischen Firstbird und Greenhouse aktivierst, werden alle in Firstbird importierten Jobs automatisch in “Jobs” - “Entwürfe” gespeichert und müssen manuell veröffentlicht werden.

 

Hot Job

In Firstbird hast du die Möglichkeit, Jobs als “Hot Jobs” zu veröffentlichen. Mehr über diese Funktion erfährst du hier. LINK Durch die Schnittstelle kannst du Jobs bereits in Greenhouse als “Hot Job” markieren. Dafür brauchst du nur ein weiteres “Custom Fields” wie folgt erstellen:

  1. Logge dich als Administrator in deinem Greenhouse Account ein
  2. Gehe in der Menü-Leiste zu "Configure" dann zu "Custom Options" und zuletzt zu "Jobs".
  3. Dort klicke neben "Manage Job Fields" auf den Button "+Add Field".
  4. Lege das "Custom Field" "Hot" an:
    • In das Feld "Field" trage "Hot" ein.
    • Bei "Type" im Drop-down Menü "Yes/No" auswählen.
    • Die Checkbox vor "Required" aktivieren.
    • Änderungen mit "Speichern" bestätigen.

201704_Screenshot_Greenhouse_CA_3__ENG_.jpg

 

Schritt 2 - Harvest API Key erstellen

Der API Key ist notwendig, um später die Schnittstelle in Firstbird zu aktivieren.

Um den “Harvest API Key” zu erstellen, gehe wie folgt vor:

  1. Logge dich als Administrator in deinen Greenhouse Account ein.
  2. Gehe in der Menü-Leiste zu "Configure" dann zu "Dev Center" und zuletzt zu "API Credential Management".
  3. Dort klicke auf den Button "Create new API Key".
  4. Füge in das Feld "Description" eine beliebige Beschreibung ein, damit du weißt, wofür du diesen Harvest API Key erstellt hast und
  5. wähle bei "Type" im Drop-down Menü "Harvest" aus.
  6. Änderungen mit dem Button "Create" bestätigen.
  7. Nach der erfolgreichen Erstellung wirst du automatisch zu “Manage API Key Permissions” weitergeleitet. Dort bitte folgende “Permissions” aktivieren oder auf “Select All” klicken:
  • Jobs
    • GET: Retrieve Job
    • GET: List Jobs
  • Job Posts
    • GET: List Job Posts
  • Users
    • GET: List Users
  • Sources
    • GET: List Sources
  • Candidates
    • POST: Add Candidate
    • POST: Add Attachment
    • POST: Add Note
  • Applications
    • GET: List Applications
    • GET: Retrieve Application
    • PATCH: Update Application
  • Departments
    • GET: Retrieve Department
    • GET: List Departments
  • Offices
    • GET: List Offices
    • GET: Retrieve Office

8. Angaben mit dem Button “Update” speichern.

201704_Screenshot_Greenhouse_CA_8__ENG_.jpg

201704_Screenshot_Greenhouse_CA_20__ENG_.jpg

 

Schritt 3 - Integration in Firstbird installieren

Wenn du Schritt 1 und Schritt 2 abgeschlossen hast, kannst du nun die Schnittstelle in deinem Firstbird Account installieren. Dafür gehe wie folgt vor:

  1. Logge dich in deinem Firstbird Account ein.
  2. Rufe die “Account-Einstellungen” auf, wähle “Integration” und schließlich “Services”.
  3. Klicke den “Installieren”-Button auf dem Greenhouse Icon
  4. Klicke auf “Verbinden” und du wirst direkt zum Authentifizierungsprozess weitergeleitet (extra Fenster öffnet sich).
  5. Dort gib deine Greenhouse Login E-Mail ein, klicke auf den Button “Next Step”, füge dein Greenhouse Passwort ein und bestätige deine Eingaben, indem du auf den Button “Authorize” klickst.
  6. Als nächstes gib in den Settings den User (E-Mail-Adresse) und den vorher in Greenhouse erstellten "Harvest API Key" ein.
  7. Wenn du die Schnittstelle gleich aktivieren möchtest, hake die Checkbox vor “Aktivieren” an und bestätige deine Eingaben mit dem Button “Speichern”. Falls du die Schnittstelle nicht sofort aktivieren möchtest, kannst du das Häkchen zu einem späteren Zeitpunkt setzen und gleich auf den Button “Speichern” klicken.

Wichtig: Die Schnittstelle kann ohne “Harvest API Key” nicht aktiviert werden.

Sobald du auf den Button “Speichern” klickst, ist die Schnittstelle aktiviert und aktualisiert sich alle 60 Minuten automatisch. Daher kann es etwas dauern, bis Jobs in Firstbird sichtbar sind.

201705_Screenshot_Greenhouse_CA__DE_.jpg

Spezifikation der Schnittstelle

In diesem Abschnitt erfährst du mehr über den Prozess der GreenhouseFirstbird-Schnittstelle.

 

Job Synchronisation

Import und Aktualisierung von in Greenhouse erstellten Jobs werden durch die Job Synchronisation in Firstbird übernommen. Ein Job der in Greenhouse“disabled” wird, wird ebenfalls in Firstbird aktualisiert und dadurch automatisch “verborgen” (= geschlossen).

Bevor ein Job zu Firstbird importiert werden kann, muss dieser auf deinem “Job board” in Greenhouse“live” gestellt werden:

201704_Screenshot_Greenhouse_CA_18__ENG_.jpg

 

Export von Empfehlungen/Bewerbungen

Sobald eine neue Empfehlung/Bewerbung über einen aus Greenhouse in Firstbird importierten Job in Firstbird eintrifft, wird diese in Greenhouse importiert und dort als “Candidate” mit folgenden Informationen erstellt:

  • Vorname
  • Nachname
  • E-Mail Adresse
  • Telefonnummer
  • Social Media Link (z.B: LinkedIn)
  • Attachments

 

Feedback vom Talent Scout

Der Talent Scout, über den die Empfehlung/Bewerbung kam, kann zu dieser sein Feedback geben und dem Recruiter somit mehr Informationen über den Kandidaten zur Verfügung stellen. Auch diese Information wird automatisch zum “Candidate” in Greenhouse importiert.

 

Status Update des Kandidaten

Es ist wichtig, dass der Talent Scout über den Status seiner Empfehlung/Bewerbung auf dem Laufenden gehalten wird. Deshalb wird auch der Status “Hired”/”Rejected” von Greenhouse in Firstbird aktualisiert und der Talent Scout über das Update informiert.


User Provisioning bei Firstbird

Zur Vereinfachung der Administration der Talent Scouts in Firstbird sowie des Registrierungs- und Loginvorgangs für alle Usergruppen bietet Firstbird die Möglichkeit einer Integration mit Ihrem Single Sign On (SSO) und dem User Provisioning.

 

1. SSO Just-In-Time Provisioning


Durch die Single-Sign-On Integration erhalten Sie die Möglichkeit, dass sich User in Firstbird mit einem Klick registrieren und einloggen können. Dabei können zusätzliche Stammdaten wie:

  • E-Mail (Pflicht)
  • Vorname
  • Nachname


mitgesendet werden. Existiert der Benutzer noch nicht, wird dieser automatisch angelegt. Der User muss im zweiten Schritt manuell seinen Standort und Fachbereich wählen. Aktuell unterstützen wir die o.g. Attribute. Weitere Informationen finden Sie hier.

Vorteile dieser Integration

Usability

Ihre Talent Scouts erhalten eine deutlich vereinfachte Handhabung, da keine zusätzlichen Zugangsdaten erstellt und gemerkt werden müssen, wodurch eine aktive Nutzung Ihres Firstbird Accounts und eine höhere Produktivität Ihrer Mitarbeiter sichergestellt werden kann.

Sicherheit

Spezielle Sicherheitsvorgaben Ihres Unternehmens, wie beispielsweise Passwortlänge oder Gültigkeit werden für Firstbird übernommen.
Die Anzahl unterschiedlicher Logins in Cloud-Services wird limitiert, wodurch das Risiko von Pishing-Attacken reduziert wird.
Für verschiedene Nutzergruppen können unterschiedliche Password Policies übernommen werden.

Administration

Supportanfragen aufgrund vergessener Passwörter werden reduziert.
Nutzer die bestimmten Gruppen zugeteilt werden können sich automatisch mit den entsprechenden Rechten bei Firstbird einloggen.

 

2. User Pre-Provisioning


Die Pre-Provisioning Funktionalität, ermöglicht die automatisierte Bereitstellung von Userprofilen. Hierbei synchronisieren wir (one-way) über einen SFTP oder HTTPS Endpunkt Benutzerdaten in unser System.

Dabei ist wichtig zu beachten, dass die Informationen in einem von uns definierten Format vorliegen müssen. Ist dies nicht möglich, kann eine kundenspezifische Erweiterung entwickelt werden.

Wie funktioniert User Pre-Provisioning?

Registriert sich ein Benutzer bei Firstbird, prüfen wir ob für die Person zusätzliche Informationen vorhanden sind und befüllen diese. Folgende Attribute können aktuell vorausgefüllt werden:

  • Vorname
  • Nachname
  • MitarbeiterID
  • Standort
  • Fachbereich


Sämtliche Änderungen aus dem integrierten System werden in definierten Zeitintervallen in unser System synchronisiert.

Ist ein Mitarbeiter nicht mehr in ihrem System vorhanden, wird der User automatisch in Firstbird deaktiviert und nach einem vom Kunden frei wählbaren Zeitpunkt mit sämtlichen personenbezogenen Daten gelöscht.

Vorteile dieser Integration

Durch diese Integration wird die Administration sowohl aus Unternehmens- als auch Mitarbeitersicht vereinfacht.

So werden beispielsweise Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, auch automatisch aus Firstbird gelöscht. Zudem werden Veränderungen bei einem Mitarbeiter (bspw. Nachname oder Standort) auch automatisch für Firstbird übernommen.

 

 

Konfiguration der Anmeldung mit SAML SSO

SAML-basiertes Anmelden (SSO) gewährt Usern Zugang zu Firstbird mittels eines Identity-Providers (IdP) deiner Wahl.

BB_SSO_1.png

Provisioning


Firstbird unterstützt Identity Provider (IdP) Initiated Flow, Service Provider (SP) Initiated Flow sowie Just-In-Time provisioning.

Für SP-initiiertes anmelden, gehe zu https://deinedomain.1brd.com/login.

Dein IdP sollte sicherstellen, dass ein User sowohl authentifiziert als auch autorisiert ist, bevor eine Anfrage gesendet wird. Wenn ein User nicht autorisiert ist, sollte keine Anfrage gesendet werden.

 

Step 1: Einrichten deines Identity Providers (IdP Konfiguration)

Um zu beginnen, richte bitte eine Verbindung (oder einen Connector) für Firstbird zu deinem IdP ein. Einige Anbieter, mit denen wir zusammenarbeiten, haben Hilfeseiten für die Aktivierung von SAML mit Firstbird erstellt:


Manuelle Identity Provider (IdP) Konfiguration

Um die Einrichtung einfach zu gestalten findest du alle wichtigen Informationen, die für die Konfiguration deines IdP notwendig sind, direkt in unserer Konfigurationsmaske.

Hier auf einen Blick zusammengefasst:

 

BB_SSO_2.png

 

Einstellungen, die in deinem Identity Provider vorgenommen werden müssen

  • NameID (Pflichtfeld)


<saml:Subject>

    <saml:NameID Format="urn:oasis:names:tc:SAML:2.0:nameid-format:persistent">

Dein eindeutiger Identifikator

   </saml:NameID>

</saml:Subject>

 

BB_SSO_3.png

  • E-Mail-Attribut (Pflichtfeld)


<saml:Attribute Name="email" NameFormat="urn:oasis:names:tc:SAML:2.0:attrname-format:basic">

    <saml:AttributeValue

     xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:type="xs:string">your.user@deinedomäne.com

    </saml:AttributeValue>

</saml:Attribute>

 

  • Vornamen-Attribut (optional)


<saml:Attribute Name="first_name" NameFormat="urn:oasis:names:tc:SAML:2.0:attrname-format:basic">

    <saml:AttributeValue

        xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:type="xs:string">Max

    </saml:AttributeValue>

</saml:Attribute>

 

  • Nachnamen-Attribut (optional)


<saml:Attribute Name="last_name" NameFormat="urn:oasis:names:tc:SAML:2.0:attrname-format:basic">

<saml:AttributeValue xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:type="xs:string">Mustermann</saml:AttributeValue>

</saml:Attribute>

 

  • SessionDuration-Attribut (optional)


Dieses Attribut hat lediglich Auswirkungen auf die Anmeldedauer unserer Firstbird2Go App. Das Element enthält ein "AttributeValue-Element", das angibt, wie lange der Benutzer via Firstbird2Go App auf Firstbird zugreifen kann, bevor eine neue Anmeldung des Benutzers erfolgen muss.

Der Wert ist eine Ganzzahl, die die Anzahl der Sekunden für die Sitzung angibt. Der Wert muss mindestens 1200 Sekunde (20 Minuten) sein. Ist ebenfalls das Attribut "SessionNotOnOrAfter" des "AuthnStatement" Elements gesetzt, wird der niedrigere Wert von beiden Attributen genutzt. Wenn keines dieser Attribute vorhanden ist, gelten die Anmeldeinformationen 30 Tage lang.

 

<saml:Attribute Name="https://auth.1brd.com/saml/attributes/sessionduration">

    <saml:AttributeValue

        xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:type="xs:string">86400

    </saml:AttributeValue>

</saml:Attribute>

 

Step 2: Einrichten deines Firstbird-Accounts (SP Konfiguration)

Zur finalen Konfiguration in Firstbird benötigen wir folgende drei wichtige Informationen deines IdP:

  1. Entity-ID 
    Das ist der eindeutige Identifikator für die Firstbird Verbindung. Diese Informationen wird von deinem IdP zur Verfügung gestellt.
  2. SSO Service URL
    Dies ist die Adresse deines IdP an die Firstbird Authentifizierungsanfragen sendet.
  3. Signing Certificate
    Firstbird verlangt, dass die SAML-Assertions signiert sind und ein gültiges X.509 .pem Zertifikat in Firstbird hinterlegt ist um deine Identität zu validieren.

 

Die oben beschrieben Einstellungen sind alle in dem Metadata XML deines IdP zu finden.

Um die Konfiguration möglichst einfach zu gestalten bietet Firstbird folgende drei Optionen:

1. Konfiguration via IdP Metadata.XML upload
2. Konfiguration via IdP Metadata URL
3. Manuelle Konfiguration

 

1. Konfiguration via IdP Metadata.XML upload

Hierbei kannst du das Metadata XML deines IdP hochladen. Wurde das XML erfolgreich hochgeladen, sind die Einstellungen entsprechend vorkonfiguriert. Eine manuelle Korrektur ist im Anschluss jederzeit möglich.

2. Konfiguration via IdP Metadata URL

Hierbei kannst du einfach die Adresse zum Metadata XML deines IdP eingeben. Sobald wir das XML geprüft haben, sind die Einstellungen entsprechend vorkonfiguriert. Eine manuelle Korrektur ist im Anschluss jederzeit möglich.


3. Manuelle Konfiguration

Falls keine der oben genannten Optionen für dich in Frage kommen, dann kannst du die Konfiguration auch manuell vornehmen.

Sobald du mit den Einstellungen fertig bist, klicke auf den Button "Konfiguration speichern".

 

Step 3: Aktivieren von SSO

Sobald deine SSO Konfiguration gespeichert wurde, kannst du Single Sign-On aktivieren.

Sobald SSO aktiv ist, erscheint ein neuer Button auf der Firstbird Login Seite, mit der sich die User via SSO einloggen können.

 

SSO für bestehende Benutzer

Sollten sich bereits User in Firstbird registriert haben bevor SSO aktiviert wurde, kann im nachhinein eine automatische Verlinkung vorgenommen werden. Dabei ist zu beachten, dass die E-Mail Adresse, die im Assertion Attribute vom IdP an Firstbird übergeben wird, identisch mit der E-Mail Adresse ist, mit jener sich der User bei Firstbird registriert hat.


Ist dies nicht der Fall, wird ein neuer User-Account angelegt!

 

User Pre- und Deprovisioning

Die Pre-Provisioning-Funktionalität ermöglicht die automatisierte Erstellung eines Nutzerprofils. Hier synchronisieren wir (one-way) via SFTP oder HTTPS endpoint Nutzerdaten in unser System. Wichtig: Diese Informationen müssen in einem von uns definierten Format sein. Falls dies nicht möglich ist, kann eine kundenspezifische Erweiterung entwickelt werden.

Wie funktioniert User Pre-Provisioning?
Wenn sich ein User in Firstbird registriert, prüfen wir ob für den User zusätzliche Informationen vorhanden sind und fügen diese ein. Die folgenden Attribute können derzeit vorausgefüllt werden:

  • Vorname
  • Nachname
  • Mitarbeiter ID
  • Standort
  • Fachbereich

Alle Änderungen des integrierten Systems werden mit Firstbird in definierten Zeitintervallen synchronisiert. Wenn ein Mitarbeiter nicht mehr im System vorhanden ist, wird dieser automatisch in Firstbird deaktiviert und alle persönliche Daten werden nach einer vom Kunden wählbaren Zeit gelöscht.

User De-Provisioning
Diese Integration erleichtert die Verwaltung von Nutzern in Firstbird aus Unternehmens- als auch aus Mitarbeiterperspektive. Zum Beispiel werden Mitarbeiter, die die Firma verlassen, automatisch aus Firstbird gelöscht. Außerdem werden auch Änderungen eines Mitarbeiters (z.B. Nachname oder Standort) auch automatisch an Firstbird übertragen.

SCIM 2.0 - 2019

Eine SCIM 2.0 Schnittstelle ist derzeit nicht verfügbar.

 

Slack

Firstbird ist ein innovatives Recruiting-Tool, das dich mit Talenten durch die Kraft von persönlichen Empfehlungen verbindet. Die Integration von Firstbird in Slack ist unkompliziert und durch die Verbindung beider Accounts werden deine Talent Scouts direkt über neue Aktivitäten informiert.

Slack für Firstbird ermöglicht Usern eine direkte Kommunikation in ihrem persönlichen Slack-Channel. Die Installation von Slack in Firstbird erfolgt durch den Administrator. Er entscheidet, in welchem Slack-Channel die öffentlichen Benachrichtigungen für seine Talent Scouts publiziert werden. Nach erfolgreicher Installation kann jeder Talent Scout seinen Firstbird-Account mit Slack verbinden. Danach erhalten sie sowohl in ihrem privaten als auch in dem, vom Administrator definierten, öffentlichen Channel Nachrichten über Aktivitäten des Unternehmens aus dem Firstbird-Account. Ist die Verbindung zu Slack nicht mehr gewünscht, kann diese jederzeit getrennt werden. Jeder User entscheidet für sich, welche Nachrichten er/sie erhalten möchte.

Die Slack-Integration ist für Firstbird-User in allen Paketen verfügbar.

Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - Integration - Services

201705_Screenshot_Slack_CA__DE_.jpg

 

Slack-Installation für Administratoren:

  1. Log dich in deinen Firstbird-Account ein
  2. Rufe die “Account Einstellungen” auf, wähle “Integration” und schließlich “Services”
  3. Klicke den “Installieren”-Button auf dem Slack-Icon
  4. Klicke auf “Zu Slack hinzufügen” und du wirst direkt zum Authentifizierungsprozess weitergeleitet (extra Fenster öffnet sich)
  5. Wähle dein Team oder füge ein anderes Team hinzu
  6. Klicke auf den “Authorize”-Button, um Firstbird Zugriff auf Slack zu gewähren
  7. Wähle deinen “Channel” und deine “Sprache”
  8. Um Slack zu aktivieren, setze das Häkchen neben "Aktiviert" 
  9. Bestätige die Einstellungen mit “Speichern”
  10. Die Integration wird automatisch erstellt

Beachte: Du benötigst die erforderlichen Berechtigungen, um die Slack-Integration zu aktivieren

Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - Integration - Services

201705_Screenshot_Slack_CA_2__DE_.jpg

 

Slack deaktivieren für Administratoren:

  1. Log dich in deinen Firstbird-Account ein
  2. Rufe die “Account Einstellungen” auf, wähle “Integration” und schließlich “Services”
  3. Klicke den “Installiert”-Button auf dem Slack-Icon
  4. Entferne das Häkchen neben "Aktiviert"
  5. Du erhältst eine Benachrichtigung, wenn Slack erfolgreich deaktiviert wurde

Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - Integration - Services

201705_Screenshot_Slack_CA_3__DE_.jpg

 

Slack Deinstallation für Administratoren:

  1. Log dich in deinen Firstbird-Account ein
  2. Rufe die “Account Einstellungen” auf, wähle “Integration” und schließlich “Services”
  3. Klicke den “Installiert” / "Deaktiviert"-Button auf dem Slack-Icon
  4. Klicke auf "Deinstallieren" oben rechts
  5. Du erhältst eine Benachrichtigung, wenn Slack erfolgreich deinstalliert wurde

Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - Integration - Services

201705_Screenshot_Slack_CA_4__DE_.jpg

 

 

API Key Management

Firstbird kannst du ganz einfach mit deinem vorhandenen Bewerbermanagementsystem (BMS) verbinden, um Jobs und Empfehlungen automatisch zwischen den Systemen auszutauschen.

 

API Schlüssel erstellen

Um für dein Bewerberprogramm einen API Schlüssel zu erhalten, klicke in deinen "Account Einstellungen“ auf "Integration“. Dort klicke auf den Button "API Key generieren“ und ein neuer Schlüssel wird erstellt.

Die detaillierte Beschreibung der Schnittstelle findest du unter docs.1brd.com.

Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - Integration

201705_Screenshot_API_CA__DE_.jpg

 

Webhooks

Neben unserer offenen API kannst du auch unsere Webhooks nutzen, um Aktivitäten, die in Firstbird passieren an weitere Systeme, wie z.B. dein Bewerbermanagement-System, zu versenden. Mehr Information hierzu findest du hier.

Gehe dafür zu deinen “Account Einstellungen” und weiter zu “Integration”. Dort findest du einen Reiter “Webhooks”, über den du deine Hooks ganz einfach konfigurieren kannst.

Im “Event Protokoll” erhältst du eine Übersicht der versendeten Events.

Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - Integration

201705_Screenshot_Webhooks_CA__DE_.jpg