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Integrationen

Firstbird-Integration

Neben der Möglichkeit, selbst eine Schnittstelle zu Firstbird zu programmieren (Anleitung findest du hier), bieten wir auch an, eine Schnittstelle zu deinem Bewerbermanagement-Anbieter zu programmieren.

Wir haben folgende Informationen (siehe PDF ganz unten) und einen Fragebogen für dich erstellt, um dir und deinem ATS-Anbieter einen optimierten und reibungslosen Prozess zu ermöglichen.

Bei Fragen kannst du dich gerne an support@firstbird.com wenden.

 

Konfiguration der Anmeldung mit SAML

SAML-basiertes Anmelden (SSO) gewährt Usern Zugang zu Firstbird mittels eines Identity-Providers (IdP) deiner Wahl.

Einrichten deines Firstbird-Accounts (SP Konfiguration)

Möchtest du SSO für deinen Unternehmens-Account einrichten, dann sende uns zunächst eine Support-Anfrage an support@firstbird.com mit dem Betreff: “Konfiguration SSO” zu.


Bitte beachten!

Voraussetzung dafür ist, dass die SSO Option in deinem Vertrag inkludiert ist.

Unser Team wird im Anschluss SSO für deinen Account aktivieren und dir unser Metadata XML zur Verfügung stellen.

Im nächsten Schritt musst du deinen IdP mit den Optionen, die in der Sektion “Einstellungen die vorgenommen werden müssen” beschrieben sind, einrichten.  Sobald dies geschehen ist, schicke uns bitte das Metadata XML deines IdP in deiner Support-Anfrage zu.

Wir werden nun die Konfiguration in unserem System entsprechend hinterlegen.  Anschließend wird sich ein Support-Mitarbeiter bei dir melden, um die Konfiguration zu überprüfen und mit dir zu testen.

Einstellungen für die Konfiguration deines Identity-Providers

Folge diesen Parametern, um eine benutzerdefinierte SAML-Verbindung einzurichten.

Zugriffsrechte
Firstbird unterstützt Identity Provider (IdP) Initiated Flow, Service Provider (SP) Initiated Flow sowie Just-In-Time provisioning.
Für SP-initiiertes anmelden, gehe zu https://deinedomain.1brd.com/login.

Post-Backup-URL für die SSO-Anmeldung (SSO)
https://deinedomain.auth.1brd.com/saml/callback 
(Auch als Assertion Consumer Service URL bekannt)


Entity-ID
https://deinedomäne.auth.1brd.com/saml/sp


SAML Logout-Endpoint
Firstbird unterstützt aktuell kein Single Logout.


Bitte beachten!
Firstbird unterstützt HTTP POST-binding. Du kannst das HTTP POST-binding in den IdP-Metadaten konfigurieren.
Dein IdP sollte sicherstellen, dass ein User sowohl authentifiziert als auch autorisiert ist, bevor eine Anfrage gesendet wird. Wenn ein User nicht autorisiert ist, sollte keine Anfrage gesendet werden.

Einstellungen die vorgenommen werden müssen

NameID (Pflichtfeld)
<saml:NameID Format="urn:oasis:names:tc:SAML:2.0:nameid-format:persistent">your-unique-identifier</saml:NameID>
<saml:SubjectConfirmation Method="urn:oasis:names:tc:SAML:2.0:cm:bearer">
<saml:SubjectConfirmationData InResponseTo="c1ad3f1a-8533-41eb-a5dc-542335eba020" NotOnOrAfter="2018-08-14T07:04:58Z" Recipient="https://deinedomäne.auth.1brd.com/saml/callback"/>
</saml:SubjectConfirmation>
</saml:Subject>

Bitte beachten!
Um die SAML Spezifikationen zu erfüllen, muss die NameID eindeutig sein.

E-Mail-Attribut (Pflichtfeld)
<saml:Attribute Name="email" NameFormat="urn:oasis:names:tc:SAML:2.0:attrname-format:basic">
<saml:AttributeValue xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:type="xs:string">your.user@deinedomäne.com</saml:AttributeValue>
</saml:Attribute>

Vornamen-Attribut (optional)
<saml:Attribute Name="first_name" NameFormat="urn:oasis:names:tc:SAML:2.0:attrname-format:basic">
<saml:AttributeValue xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:type="xs:string">Max</saml:AttributeValue>
</saml:Attribute>

Nachnamen-Attribut (optional)
<saml:Attribute Name="last_name" NameFormat="urn:oasis:names:tc:SAML:2.0:attrname-format:basic">
<saml:AttributeValue xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:type="xs:string">Mustermann</saml:AttributeValue>
</saml:Attribute>


Zertifikate

Öffentliches Zertifikat für das signieren der SAML-Assertions
Firstbird verlangt es, dass die SAML-Assertions signiert sind und ein gültiges X.509 .pem Zertifikat in Firstbird hinterlegt ist um deine Identität zu validieren.


Öffentliches Zertifikat für die Verschlüsselung der SAML-Assertions
Firstbird nutzt standardmäßig die Verschlüsselung der SAML-Assertions. Das öffentliche X.509 Zertifikat findest du in unserem Metadata XML, das du bei deiner Anfrage an unseren Support erhältst.

Zusammenfassung

  1. Sende uns eine Anfrage an support@firstbird.com mit Betreff: “Konfiguration SSO”.
  2. Wir senden dir das SP Metadata XML zu.
  3. Du konfigurierst deinen IdP.
  4. Du schickst uns dein IdP Metadata XML zu.
  5. Wir schließen die Konfiguration von SSO für deinen Account ab und testen gemeinsam mit dir den Prozess.

 

E-Mail-Integration

Du kannst eine E-Mail-Adresse auswählen, die automatisch Bewerbungen, die über Firstbird eingehen, erhält. Dies ermöglicht es dir, neue Bewerbungen unkompliziert an dein BMS (Bewerbermanagementsystem) zur weiteren Bearbeitung weiterzuleiten. Bewerbungsunterlagen werden als Anhang zu diesen E-Mails hinzugefügt.

Bitte beachte!
Solltest du eine unternehmensspezifische E-Mail-Integration nutzen, haben diese Einstellungen keinerlei Auswirkungen. Wenn du dir unsicher bist, kontaktiere bitte support@firstbird.com.

E-Mail Integration installieren

Gehe zu deinen "Account Einstellungen“ und klicke auf “Integrationen”.

201808_Screenshot_E-Mail_Integration_CA__DE_.jpg

 

Klicke auf den Button “Installieren” beim E-Mail-Icon und ein neues Fenster öffnet sich. Dort trägst du bei “Einstellungen” im Feld neben “E-Mail” die E-Mail-Adresse ein, an die alle eingehenden Bewerbungen gesendet werden sollen.

201808_Screenshot_E-Mail_Integration_CA_1__DE_.jpg

 

Um die E-Mail Integration fertigzustellen, klicke auf den Button “Speichern”.

201808_Screenshot_E-Mail_Integration_CA_2__DE_.jpg

 

E-Mail Integration anpassen

Gehe zu deinen "Account Einstellungen“ und klicke auf “Integrationen”

201808_Screenshot_E-Mail_Integration_CA_3__DE_.jpg

Klicke auf den Button “Installiert” beim E-Mail-Icon, und ein neues Fenster öffnet sich. Lösche die bereits eingetragene E-Mail-Adresse und trage die neue Empfängeradresse ein. Bestätige deine Änderungen mit dem Button “Speichern”.

201808_Screenshot_E-Mail_Integration_CA_2__DE_.jpg


E-Mail Integration deinstallieren

Gehe zu deinen "Account Einstellungen“ und klicke auf “Integrationen”.

201808_Screenshot_E-Mail_Integration_CA_3__DE_.jpg

Klicke auf den Button “Installiert” beim E-Mail-Icon, und ein neues Fenster öffnet sich. Dort klickst du rechts oben auf die Funktion “Deinstallieren”.

201808_Screenshot_E-Mail_Integration_CA_4__DE_.jpg

Sobald du das gemacht hast, werden keine Bewerbungsunterlagen mehr an diese E-Mail-Adresse weitergeleitet.

Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - Integrationen - Services

 

Slack

Firstbird ist ein innovatives Recruiting-Tool, das dich mit Talenten durch die Kraft von persönlichen Empfehlungen verbindet. Die Integration von Firstbird in Slack ist unkompliziert und durch die Verbindung beider Accounts werden deine Talent Scouts direkt über neue Aktivitäten informiert.

Slack für Firstbird ermöglicht Usern eine direkte Kommunikation in ihrem persönlichen Slack-Channel. Die Installation von Slack in Firstbird erfolgt durch den Administrator. Er entscheidet, in welchem Slack-Channel die öffentlichen Benachrichtigungen für seine Talent Scouts publiziert werden. Nach erfolgreicher Installation kann jeder Talent Scout seinen Firstbird-Account mit Slack verbinden. Danach erhalten sie sowohl in ihrem privaten als auch in dem, vom Administrator definierten, öffentlichen Channel Nachrichten über Aktivitäten des Unternehmens aus dem Firstbird-Account. Ist die Verbindung zu Slack nicht mehr gewünscht, kann diese jederzeit getrennt werden. Jeder User entscheidet für sich, welche Nachrichten er/sie erhalten möchte.

Die Slack-Integration ist für Firstbird-User in allen Paketen verfügbar.

Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - Integration - Services

201705_Screenshot_Slack_CA__DE_.jpg

 

Slack-Installation für Administratoren:

  1. Log dich in deinen Firstbird-Account ein
  2. Rufe die “Account Einstellungen” auf, wähle “Integration” und schließlich “Services”
  3. Klicke den “Installieren”-Button auf dem Slack-Icon
  4. Klicke auf “Zu Slack hinzufügen” und du wirst direkt zum Authentifizierungsprozess weitergeleitet (extra Fenster öffnet sich)
  5. Wähle dein Team oder füge ein anderes Team hinzu
  6. Klicke auf den “Authorize”-Button, um Firstbird Zugriff auf Slack zu gewähren
  7. Wähle deinen “Channel” und deine “Sprache”
  8. Um Slack zu aktivieren, setze das Häkchen neben "Aktiviert" 
  9.  Bestätige die Einstellungen mit “Speichern”
  10. Die Integration wird automatisch erstellt

Beachte: Du benötigst die erforderlichen Berechtigungen, um die Slack-Integration zu aktivieren

Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - Integration - Services

201705_Screenshot_Slack_CA_2__DE_.jpg

 

Slack deaktivieren für Administratoren:

  1. Log dich in deinen Firstbird-Account ein
  2. Rufe die “Account Einstellungen” auf, wähle “Integration” und schließlich “Services”
  3. Klicke den “Installiert”-Button auf dem Slack-Icon
  4. Entferne das Häkchen neben "Aktiviert" 
  5. Du erhältst eine Benachrichtigung, wenn Slack erfolgreich deaktiviert wurde

Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - Integration - Services

201705_Screenshot_Slack_CA_3__DE_.jpg

 

Slack Deinstallation für Administratoren:

  1. Log dich in deinen Firstbird-Account ein
  2. Rufe die “Account Einstellungen” auf, wähle “Integration” und schließlich “Services”
  3. Klicke den “Installiert” / "Deaktiviert"-Button auf dem Slack-Icon
  4. Klicke auf "Deinstallieren" oben rechts
  5. Du erhältst eine Benachrichtigung, wenn Slack erfolgreich deinstalliert wurde

Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - Integration - Services

201705_Screenshot_Slack_CA_4__DE_.jpg



Prescreen
Durch unsere Prescreen-Integration, ist es Usern ab sofort möglich, Jobs automatisch in Firstbird zu importieren und zu veröffentlichen. Darüber hinaus werden auch Empfehlungen und Bewerbungen von Firstbird zu Prescreen importiert.

Der Export des Talent Scout Feedbacks, sowie die Synchronisierung der Bewertungen und des Bewerber-Status werden projektbasiert für jeden Kunden individuell entwickelt. Kontaktiere unseren Integration Experten für mehr Informationen.

 

Schritt 1 – API Key und One-Click Integration aktivieren

Bevor du mit der Installation der One-Click Integration startest, stelle sicher, dass der API Key durch den Prescreen Support aktiviert wurde. Die One-Click Integration kannst du über den Firstbird Support oder über den Firstbird Integration Marketplace beantragen.



Schritt 2 - Firstbird und Prescreen Account einrichten

Um einen reibungslosen Job Import von Prescreen zu Firstbird zu gewährleisten, bitte vor der Aktivierung der Schnittstelle in Firstbird überprüfen, ob alle “Standorte“ (= “ORT“ in Prescreen), “Fachbereiche“ (= “ARBEITS-/TÄTIGKEITSBEREICH” in Prescreen), Recruiter und Prämien angelegt wurden.

Ohne diese Einstellungen werden Jobs nur importiert und unter “Jobs“ - “Entwürfe gespeichert“ und müssen anschließend manuell von einem Recruiter veröffentlicht werden. Wenn das für dich in Ordnung ist, kannst du diesen Schritt überspringen und mit “Schritt 3 - API Key erstellen“ weitermachen.



ORT & ARBEITS-/TÄTIGKEITSBEREICH

Die Felder “ORT“ und “ARBEITS-/TÄTIGKEITSBEREICH“ sind in Prescreen vorgegeben und können nicht bearbeitet werden.
Als Nächstes log dich als Administrator in deinen Firstbird Account ein und gehe zu deinen Unternehmens-Einstellungen ( “Account Einstellungen“ - “Einstellungen“ - “Allgemein“), um die “Standorte” (= “ORT“ in Prescreen) und “Fachbereiche“ (= “ARBEITS-/TÄTIGKEITSBEREICH” in Prescreen) zu erstellen.


Wie bereits erwähnt, ist es wichtig, dass die “Standorte“ in Firstbird mit dem “ORT“ in Prescreen und die “Fachbereiche“ in Firstbird mit den “ARBEITS-/TÄTIGKEITSBEREICH“ in Prescreen übereinstimmen.
Füge all deine “ORTE“ aus Prescreen mit der exakt selben Schreibweise als “Standort“ in Firstbird ein. Im nächsten Schritt fügst du wieder mit der exakt selben Schreibweise die folgenden Werte als “Fachbereich“ in Firstbird hinzu:

  • Abwicklungsabteilung
  • Ausbildung
  • Beratung
  • Buchhaltung
  • Controlling
  • Design / Kreativ
  • Distribution
  • Einkauf
  • Finanzabteilung
  • Forschung & Entwicklung
  • Helpdesk
  • IT
  • Kundendienst
  • Lagerhaltung
  • Logistik
  • Management / Leitungsfunktion
  • Marketing
  • Medizin und Pflege
  • Öffentlichkeitsarbeit
  • Personalabteilung
  • Produktion
  • Projektmanagement
  • Qualitätssicherung
  • Recht
  • Service
  • Sonstiges
  • Verpackung
  • Vertrieb
  • Verwaltung


Bitte beachte, dass du nur Werte einfügen musst, welche tatsächlich in deinem Prescreen Account genutzt werden. Wenn du z.B. den Wert “Recht“ nicht nutzt, ist es nicht notwendig diesen hinzuzufügen.

Wenn du fertig bist, sollte es so aussehen:

DE_Department.png

 

Recruiter

Als Nächstes lade alle User, die in Prescreen als “HAUPTKONTAKT“ für einen Job ausgewählt werden können, zu Firstbird ein. Bitte die neuen User in Firstbird entweder als Administratoren oder Recruiter einladen.
In Prescreen gehe zur “Benutzer“-Übersicht ("VERWALTUNG" - “ZUGRIFFSVERWALTUNG““BENUTZER“) und in Firstbird zu “User Management“ (“Account Einstellungen“ - “User Management“).

Vergleiche die User mit Prescreen und Firstbird und lade die noch fehlenden User zu Firstbird ein:

DE_User.png

 Wichtig: Vor- und Nachname müssen in Prescreen und Firstbird ident sein.

 

Prämien

Lege als Nächstes die Prämien in Firstbird an und füge in Prescreen ein “ZUSATZ-DATENFELD“ namens “Prämie“ hinzu. So kannst du direkt bei der Erstellung eines neuen Jobs in Prescreen die Prämie auswählen, die deinen Mitarbeitern alias Talent Scouts in Firstbird angezeigt werden soll.
Gehe in Firstbird zu deinen “Prämieneinstellungen“ ( “Account Einstellungen“ - “Prämieneinstellungen“) und füge die von dir gewünschten Prämien hinzu oder bearbeite die vorhandenen.

Wenn du mit deinen erstellten Prämien zufrieden bist, füge diese auch in Prescreen als “ZUSATZ-DATENFELD“ hinzu.

Logge dich als Admin in Prescreen ein und gehe wie folgt vor:

  • Gehe in der Menü-Leiste zu “VERWALTUNG“, dann zu “JOBS" und zuletzt zu “ZUSATZ-DATENFELDER“.
  • Dort klicke auf den Button “+DATENFELD HINZUFÜGEN“.
  • Lege das Datenfeld "Prämie“ an:
    • In das Feld “KURZTITEL“ und “ANGEZEIGTER TITEL“ trage “Prämie“ ein.
    • Bei “DATENTYP“ im Drop-down Menü “Auswahlfeld“ auswählen.
    • Setzte das Feld auf “VERPFLICHTEND“.
    • Änderungen mit “HINZUFÜGEN“ bestätigen.
  • Klicke auf den Button “+Optionen bearbeiten“.
    • Im neu geöffneten Fenster klicke auf “+Zusatzfeld-Optionen hinzufügen“.
    • Füge die Werte mit der exakt selben Schreibweise wie in Firstbird ein.
    • Änderungen mit “SPEICHERN“ bestätigen.

 

DE_Pr_mieErstellen.png

DE_AuswahloptionenVerwalten.png

Wenn du das “Zusatz-Datenfeld“ "Prämie“ nicht erstellst und die Schnittstelle zwischen Firstbird und Prescreen aktivierst, werden alle in Firstbird importierten Jobs automatisch in "Jobs“ - "Entwürfe“ gespeichert und müssen manuell veröffentlicht werden.


Veröffentlichung in Firstbird

Wenn du nicht jeden Job in Firstbird veröffentlichen möchtest, kannst du über ein weiteres Datenfeld in Prescreen für jeden einzelnen Job definieren, ob dieser in Firstbird veröffentlicht werden soll oder nicht.

Logge dich als Admin in Prescreen ein und gehe wie folgt vor:

  • Gehe in der Menü-Leiste zu “VERWALTUNG“, dann zu “JOBS“ und zuletzt zu “ZUSATZ-DATENFELDER“.
  • Dort klicke auf den Button “+DATENFELD HINZUFÜGEN“.
  • Lege das Datenfeld “Veröffentlichung in Firstbird an:
  • In das Feld "KURZTITEL“ und “ANGEZEIGTER TITEL“ trage “Veröffentlichung in Firstbird ein.
    • Bei “DATENTYP“ im Drop-down Menü “Auswahlfeld“ auswählen.
    • Setzte das Feld auf “VERPFLICHTEND“.
    • Änderungen mit “HINZUFÜGEN“ bestätigen.
  • Klicke auf den Button “+Optionen bearbeiten“
    • Im neu geöffnetem Fenster, klicke auf “+Zusatzfeld-Optionen hinzufügen“
    • Füge die Werte “JA“ und “NEIN“ ein.
    • Änderungen mit “SPEICHERN“ bestätigen.

 

Kandidaten-Tag

Dieser Schritt ist optional und nur notwendig, wenn du alle Kandidaten aus Firstbird in Prescreen markieren möchtest. Durch Tags kannst du einfach nach Kandidaten, welche aus Firstbird importiert wurden, filtern.

Logge dich als Admin in Prescreen ein und gehe wie folgt vor:

  • Gehe in der Menü-Leiste zu “VERWATLUNG, dann auf “BEWERBUNGEN und “KANDIDATEN-TAGS“.
  • Klicke auf den Button “+TAG HINZUFÜGEN.
  • Füge Firstbird als "TAG-NAME" ein und wähle eine Farbe für deinen "TAG".

Änderungen mit HINZUFÜGEN“ bestätigen.

DE_Tag.png

 

Schritt 3 - API Key erstellen

Wenn der API Key durch den Prescreen Support aktiviert wurde (siehe Schritt 1), logge dich als Admin in Prescreen ein und gehe wie folgt vor:

  • Gehe in der Menü-Leiste zu “VERWALTUNG“, dann auf “INTEGRATION“ und “REST-API“.
  • Klicke auf den Button “+NEUEN KEY ERZEUGEN“
  • Füge Firstbird als Name ein.
  • Änderungen mit “SPEICHERN“ bestätigen.

DE_APIKey.png

 

Schritt 4 - Integration in Firstbird installieren

Wenn du Schritt 1, Schritt 2 und Schritt 3 abgeschlossen hast, kannst du nun die Schnittstelle in deinem Firstbird Account installieren. Dafür gehe wie folgt vor:

  • Logge dich in deinem Firstbird Account ein.
  • Rufe die “Account-Einstellungen“ auf, wähle “Integration“ und schließlich “Services“.
  • Klicke den “Installieren“-Button auf dem Prescreen Icon
  • Füge deinen Prescreen API Key und “Prämie“ im Feld “Prämien Feldname“ ein.
  • Wähle eine Sprache aus und klicke auf die Checkbox “Aktiviert“.
  • Klicke auf den Button “Speichern“.


Wichtig:
 Die Schnittstelle kann ohne “API Key“ nicht aktiviert werden.

Sobald du auf den Button “Speichern“ klickst, ist die Schnittstelle aktiviert und aktualisiert sich alle 60 Minuten automatisch. Daher kann es etwas dauern, bis Jobs in Firstbird sichtbar sind.

Spezifikation der Schnittstelle

In diesem Abschnitt erfährst du mehr über den Prozess der Prescreen Firstbird-Schnittstelle.

Job Synchronisation

Import und Aktualisierung von in Prescreen erstellten Jobs werden durch die Job Synchronisation in Firstbird übernommen. Ein Job, der in Prescreen “geschlossen“ wird, wird ebenfalls in Firstbird aktualisiert und dadurch automatisch “verborgen“ (= geschlossen).

 

Export von Empfehlungen/Bewerbungen

Sobald eine neue Empfehlung/Bewerbung über einen aus Prescreen in Firstbird importierten Job in Firstbird eintrifft, wird diese in Prescreen importiert und dort als “Kandidaten“ mit folgenden Informationen erstellt:

  • Vorname
  • Nachname
  • E-Mail Adresse
  • Telefonnummer
  • Social Media Link (z.B: LinkedIn)
  • Attachments



Greenhouse

Durch unsere Schnittstelle zu Greenhouse, ist es Usern ab sofort möglich, Jobs automatisch in Firstbird zu importieren und zu veröffentlichen. Darüber hinaus werden auch Empfehlungen und Bewerbungen sowie das vom Talent Scout gegebene Feedback von Firstbird zu Greenhouse importiert. Änderungen (“Hire” oder “Reject”) zu Empfehlungen und Bewerbungen in Greenhouse werden ebenfalls automatisch in Firstbird übernommen.

 

Schritt 1 - Firstbird und Greenhouse Account einrichten

Um einen reibungslosen Job Import von Greenhouse zu Firstbird zu gewährleisten, bitte vor der Aktivierung der Schnittstelle in Firstbird überprüfen, ob alle "Standorte" (= “Office” in Greenhouse), "Fachbereiche" (= “Department” in Greenhouse), Recruiter und Prämien angelegt wurden.

Ohne diese Einstellungen werden Jobs nur importiert und unter “Jobs” - “Entwürfe” gespeichert und müssen anschließend manuell von einem Recruiter veröffentlicht werden. Wenn das für dich in Ordnung ist, kannst du diesen Schritt überspringen und mit “Schritt 2 - Harvest API Key erstellen” weitermachen.

 

Office & Departments

Log dich als Administrator in Greenhouse ein und gehe zu “Organisation”, um die Liste deiner “Offices” (= ”Standort” in Firstbird) und “Departments” (= ”Fachbereich” in Firstbird) zu sehen:

201704_Screenshot_Office_Departments_GH__ENG_.jpg


Als nächstes log dich als Administrator in deinen Firstbird Account ein und gehe zu deinen Unternehmens-Einstellungen (“Account Einstellungen” - “Einstellungen” - “Allgemein”), um die “Standorte” (= “Office” in Greenhouse) und “Fachbereiche” (= “Department” in Greenhouse) zu erstellen.

201704_Screenshot_Location_Departments_FB_CA__DE_.jpg


Wie bereits erwähnt, ist es wichtig, dass die “Standorte” in Firstbird mit den “Offices” in Greenhouse und die “Fachbereiche” in Firstbird mit den “Departments” in Greenhouse übereinstimmen. Wenn du fertig bist, sieht dies wie folgt aus:

201704_Screenshot_Compare_GH_FB__DE_.jpg

 

Recruiter

Als nächstes lade alle User zu Greenhouse und Firstbird ein, die zukünftig als “Hiring Team” oder Kontaktperson für einen Job agieren sollen. Bitte die neuen User in Firstbird entweder als Administratoren oder Recruiter einladen.

In Greenhouse gehe zur “Users”-Übersicht (“Configure” - “Users”) und in Firstbird zu “User Management” (“Account Einstellungen” - “User Management”).

Vergleiche die User mit Greenhouse und Firstbird und lade die noch fehlenden User zu Firstbird ein:

201704_Screenshot_Users_Compare_GH_FB__DE_.jpg


Wichtig: Vor- und Nachname müssen in Greenhouse und Firstbird ident sein.

 

Prämien

Lege als nächstes die Prämien in Firstbird an und füge in Greenhouse ein “Custom Field” namens “Reward” hinzu. So kannst du direkt bei der Erstellung eines neuen Jobs in Greenhouse die Prämie auswählen, die deinen Mitarbeitern alias Talent Scouts in Firstbird angezeigt werden soll.

Gehe in Firstbird zu deinen “Prämien-Einstellungen” (“Account Einstellungen” - “Prämien-Einstellungen”) und füge die von dir gewünschten Prämien hinzu oder bearbeite die vorhandenen.

201704_Screenshot_Rewards_FB__DE_.jpg

Wenn du mit deinen erstellten Prämien zufrieden bist, füge diese auch in Greenhouse als “Custom Field” hinzu.

 

Logge dich als Administrator in Greenhouse ein und gehe wie folgt vor:

  1. Gehe in der Menü-Leiste zu "Configure", dann zu "Custom Options" und zuletzt zu "Jobs".
  2. Dort klicke neben "Manage Job Fields" auf den Button "+Add Field".
  3. Lege das Custom Field "Reward" an:
    • In das Feld "Field" trage "Reward" ein.
    • Bei "Type" im Drop-down Menü "Single select" auswählen.
    • Im neu geöffneten Feld "Options" trage die Prämien ein, die du in Firstbird unter "Account Einstellungen" - "Prämien-Einstellungen" erstellt hast.
    • Die Checkbox vor "Required" aktivieren.
    • Änderungen mit "Speichern" bestätigen.

201704_Screenshot_Greenhouse_CA_4__ENG_.jpg

Wenn du das “Custom Field” “Reward” nicht erstellst und die Schnittstelle zwischen Firstbird und Greenhouse aktivierst, werden alle in Firstbird importierten Jobs automatisch in “Jobs” - “Entwürfe” gespeichert und müssen manuell veröffentlicht werden.

 

Hot Job

In Firstbird hast du die Möglichkeit, Jobs als “Hot Jobs” zu veröffentlichen. Mehr über diese Funktion erfährst du hier. LINK Durch die Schnittstelle kannst du Jobs bereits in Greenhouse als “Hot Job” markieren. Dafür brauchst du nur ein weiteres “Custom Fields” wie folgt erstellen:

  1. Logge dich als Administrator in deinem Greenhouse Account ein
  2. Gehe in der Menü-Leiste zu "Configure" dann zu "Custom Options" und zuletzt zu "Jobs".
  3. Dort klicke neben "Manage Job Fields" auf den Button "+Add Field".
  4. Lege das "Custom Field" "Hot" an:
    • In das Feld "Field" trage "Hot" ein.
    • Bei "Type" im Drop-down Menü "Yes/No" auswählen.
    • Die Checkbox vor "Required" aktivieren.
    • Änderungen mit "Speichern" bestätigen.

201704_Screenshot_Greenhouse_CA_3__ENG_.jpg

 

Schritt 2 - Harvest API Key erstellen

Der API Key ist notwendig, um später die Schnittstelle in Firstbird zu aktivieren.

Um den “Harvest API Key” zu erstellen, gehe wie folgt vor:

  1. Logge dich als Administrator in deinen Greenhouse Account ein.
  2. Gehe in der Menü-Leiste zu "Configure" dann zu "Dev Center" und zuletzt zu "API Credential Management".
  3. Dort klicke auf den Button "Create new API Key".
  4. Füge in das Feld "Description" eine beliebige Beschreibung ein, damit du weißt, wofür du diesen Harvest API Key erstellt hast und
  5. wähle bei "Type" im Drop-down Menü "Harvest" aus.
  6. Änderungen mit dem Button "Create" bestätigen.
  7. Nach der erfolgreichen Erstellung wirst du automatisch zu “Manage API Key Permissions” weitergeleitet. Dort bitte folgende “Permissions” aktivieren oder auf “Select All” klicken:
  • Jobs
    • GET: Retrieve Job
    • GET: List Jobs
  • Job Posts
    • GET: List Job Posts
  • Users
    • GET: List Users
  • Sources
    • GET: List Sources
  • Candidates
    • POST: Add Candidate
    • POST: Add Attachment
    • POST: Add Note
  • Applications
    • GET: List Applications
    • GET: Retrieve Application
    • PATCH: Update Application
  • Departments
    • GET: Retrieve Department
    • GET: List Departments
  • Offices
    • GET: List Offices
    • GET: Retrieve Office

8. Angaben mit dem Button “Update” speichern.

201704_Screenshot_Greenhouse_CA_8__ENG_.jpg

201704_Screenshot_Greenhouse_CA_20__ENG_.jpg

 

Schritt 3 - Integration in Firstbird installieren

Wenn du Schritt 1 und Schritt 2 abgeschlossen hast, kannst du nun die Schnittstelle in deinem Firstbird Account installieren. Dafür gehe wie folgt vor:

  1. Logge dich in deinem Firstbird Account ein.
  2. Rufe die “Account-Einstellungen” auf, wähle “Integration” und schließlich “Services”.
  3. Klicke den “Installieren”-Button auf dem Greenhouse Icon
  4. Klicke auf “Verbinden” und du wirst direkt zum Authentifizierungsprozess weitergeleitet (extra Fenster öffnet sich).
  5. Dort gib deine Greenhouse Login E-Mail ein, klicke auf den Button “Next Step”, füge dein Greenhouse Passwort ein und bestätige deine Eingaben, indem du auf den Button “Authorize” klickst.
  6. Als nächstes gib in den Settings den User (E-Mail-Adresse) und den vorher in Greenhouse erstellten "Harvest API Key" ein.
  7. Wenn du die Schnittstelle gleich aktivieren möchtest, hake die Checkbox vor “Aktivieren” an und bestätige deine Eingaben mit dem Button “Speichern”. Falls du die Schnittstelle nicht sofort aktivieren möchtest, kannst du das Häkchen zu einem späteren Zeitpunkt setzen und gleich auf den Button “Speichern” klicken.

Wichtig: Die Schnittstelle kann ohne “Harvest API Key” nicht aktiviert werden.

Sobald du auf den Button “Speichern” klickst, ist die Schnittstelle aktiviert und aktualisiert sich alle 60 Minuten automatisch. Daher kann es etwas dauern, bis Jobs in Firstbird sichtbar sind.

201705_Screenshot_Greenhouse_CA__DE_.jpg

Spezifikation der Schnittstelle

In diesem Abschnitt erfährst du mehr über den Prozess der Greenhouse Firstbird-Schnittstelle.

 

Job Synchronisation

Import und Aktualisierung von in Greenhouse erstellten Jobs werden durch die Job Synchronisation in Firstbird übernommen. Ein Job der in Greenhouse “disabled” wird, wird ebenfalls in Firstbird aktualisiert und dadurch automatisch “verborgen” (= geschlossen).

Bevor ein Job zu Firstbird importiert werden kann, muss dieser auf deinem “Job board” in Greenhouse “live” gestellt werden:

201704_Screenshot_Greenhouse_CA_18__ENG_.jpg

 

Export von Empfehlungen/Bewerbungen

Sobald eine neue Empfehlung/Bewerbung über einen aus Greenhouse in Firstbird importierten Job in Firstbird eintrifft, wird diese in Greenhouse importiert und dort als “Candidate” mit folgenden Informationen erstellt:

  • Vorname
  • Nachname
  • E-Mail Adresse
  • Telefonnummer
  • Social Media Link (z.B: LinkedIn)
  • Attachments

 

Feedback vom Talent Scout

Der Talent Scout, über den die Empfehlung/Bewerbung kam, kann zu dieser sein Feedback geben und dem Recruiter somit mehr Informationen über den Kandidaten zur Verfügung stellen. Auch diese Information wird automatisch zum “Candidate” in Greenhouse importiert.

 

Status Update des Kandidaten

Es ist wichtig, dass der Talent Scout über den Status seiner Empfehlung/Bewerbung auf dem Laufenden gehalten wird. Deshalb wird auch der Status “Hired”/”Rejected” von Greenhouse in Firstbird aktualisiert und der Talent Scout über das Update informiert.

 

API Key Management

Firstbird kannst du ganz einfach mit deinem vorhandenen Bewerbermanagementsystem (BMS) verbinden, um Jobs und Empfehlungen automatisch zwischen den Systemen auszutauschen.

 

API Schlüssel erstellen

Um für dein Bewerberprogramm einen API Schlüssel zu erhalten, klicke in deinen "Account Einstellungen“ auf "Integration“. Dort klicke auf den Button "API Key generieren“ und ein neuer Schlüssel wird erstellt.

Die detaillierte Beschreibung der Schnittstelle findest du unter docs.1brd.com.

Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - Integration

201705_Screenshot_API_CA__DE_.jpg

 

Webhooks

Neben unserer offenen API kannst du auch unsere Webhooks nutzen, um Aktivitäten, die in Firstbird passieren an weitere Systeme, wie z.B. dein Bewerbermanagement-System, zu versenden. Mehr Information hierzu findest du hier.

Gehe dafür zu deinen “Account Einstellungen” und weiter zu “Integration”. Dort findest du einen Reiter “Webhooks”, über den du deine Hooks ganz einfach konfigurieren kannst.

Im “Event Protokoll” erhältst du eine Übersicht der versendeten Events.

Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - Integration

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Firstbird Schnittstellen Broschüre