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Integration

Firstbird-Integration

Neben der Möglichkeit, selbst eine Schnittstelle zu Firstbird zu programmieren (Anleitung findest du hier), bieten wir auch an, eine Schnittstelle zu deinem Bewerbermanagement-Anbieter zu programmieren.

Wir haben folgende Informationen (siehe PDF ganz unten: API Broschüre) und einen Fragebogen für dich erstellt, um dir und deinem ATS-Anbieter einen optimierten und reibungslosen Prozess zu ermöglichen.

Bei Fragen kannst du dich gerne an support@firstbird.com wenden.

 

Slack

Firstbird ist ein innovatives Recruiting-Tool, das dich mit Talenten durch die Kraft von persönlichen Empfehlungen verbindet. Die Integration von Firstbird in Slack ist unkompliziert und durch die Verbindung beider Accounts werden deine Talent Scouts direkt über neue Aktivitäten informiert.

Slack für Firstbird ermöglicht Usern eine direkte Kommunikation in ihrem persönlichen Slack-Channel. Die Installation von Slack in Firstbird erfolgt durch den Administrator. Er entscheidet, in welchem Slack-Channel die öffentlichen Benachrichtigungen für seine Talent Scouts publiziert werden. Nach erfolgreicher Installation kann jeder Talent Scout seinen Firstbird-Account mit Slack verbinden. Danach erhalten sie sowohl in ihrem privaten als auch in dem, vom Administrator definierten, öffentlichen Channel Nachrichten über Aktivitäten des Unternehmens aus dem Firstbird-Account. Ist die Verbindung zu Slack nicht mehr gewünscht, kann diese jederzeit getrennt werden. Jeder User entscheidet für sich, welche Nachrichten er/sie erhalten möchte.

Die Slack-Integration ist für Firstbird-User in allen Paketen, inklusive der Free-Version, verfügbar.

Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - Integration - Services

201705_Screenshot_Slack_CA__DE_.jpg

 

Slack-Installation für Administratoren:

  1. Log dich in deinen Firstbird-Account ein
  2. Rufe die “Account Einstellungen” auf, wähle “Integration” und schließlich “Services”
  3. Klicke den “Installieren”-Button auf dem Slack-Icon
  4. Klicke auf “Zu Slack hinzufügen” und du wirst direkt zum Authentifizierungsprozess weitergeleitet (extra Fenster öffnet sich)
  5. Wähle dein Team oder füge ein anderes Team hinzu
  6. Klicke auf den “Authorize”-Button, um Firstbird Zugriff auf Slack zu gewähren
  7. Wähle deinen “Channel” und deine “Sprache”
  8. Um Slack zu aktivieren, setze das Häkchen neben "Aktiviert" 
  9.  Bestätige die Einstellungen mit “Speichern”
  10. Die Integration wird automatisch erstellt

Beachte: Du benötigst die erforderlichen Berechtigungen, um die Slack-Integration zu aktivieren

Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - Integration - Services

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Slack deaktivieren für Administratoren:

  1. Log dich in deinen Firstbird-Account ein
  2. Rufe die “Account Einstellungen” auf, wähle “Integration” und schließlich “Services”
  3. Klicke den “Installiert”-Button auf dem Slack-Icon
  4. Entferne das Häkchen neben "Aktiviert" 
  5. Du erhältst eine Benachrichtigung, wenn Slack erfolgreich deaktiviert wurde

Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - Integration - Services

201705_Screenshot_Slack_CA_3__DE_.jpg

 

Slack Deinstallation für Administratoren:

  1. Log dich in deinen Firstbird-Account ein
  2. Rufe die “Account Einstellungen” auf, wähle “Integration” und schließlich “Services”
  3. Klicke den “Installiert” / "Deaktiviert"-Button auf dem Slack-Icon
  4. Klicke auf "Deinstallieren" oben rechts
  5. Du erhältst eine Benachrichtigung, wenn Slack erfolgreich deinstalliert wurde

Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - Integration - Services

201705_Screenshot_Slack_CA_4__DE_.jpg

 

Greenhouse

Durch unsere Schnittstelle zu Greenhouse, ist es Usern ab sofort möglich, Jobs automatisch in Firstbird zu importieren und zu veröffentlichen. Darüber hinaus werden auch Empfehlungen und Bewerbungen sowie das vom Talent Scout gegebene Feedback von Firstbird zu Greenhouse importiert. Änderungen (“Hire” oder “Reject”) zu Empfehlungen und Bewerbungen in Greenhouse werden ebenfalls automatisch in Firstbird übernommen.

 

Schritt 1 - Firstbird und Greenhouse Account einrichten

Um einen reibungslosen Job Import von Greenhouse zu Firstbird zu gewährleisten, bitte vor der Aktivierung der Schnittstelle in Firstbird überprüfen, ob alle "Standorte" (= “Office” in Greenhouse), "Fachbereiche" (= “Department” in Greenhouse), Recruiter und Prämien angelegt wurden.

Ohne diese Einstellungen werden Jobs nur importiert und unter “Jobs” - “Entwürfe” gespeichert und müssen anschließend manuell von einem Recruiter veröffentlicht werden. Wenn das für dich in Ordnung ist, kannst du diesen Schritt überspringen und mit “Schritt 2 - Harvest API Key erstellen” weitermachen.

 

Office & Departments

Log dich als Administrator in Greenhouse ein und gehe zu “Organisation”, um die Liste deiner “Offices” (= ”Standort” in Firstbird) und “Departments” (= ”Fachbereich” in Firstbird) zu sehen:

201704_Screenshot_Office_Departments_GH__ENG_.jpg


Als nächstes log dich als Administrator in deinen Firstbird Account ein und gehe zu deinen Unternehmens-Einstellungen (“Account Einstellungen” - “Einstellungen” - “Allgemein”), um die “Standorte” (= “Office” in Greenhouse) und “Fachbereiche” (= “Department” in Greenhouse) zu erstellen.

201704_Screenshot_Location_Departments_FB_CA__DE_.jpg


Wie bereits erwähnt, ist es wichtig, dass die “Standorte” in Firstbird mit den “Offices” in Greenhouse und die “Fachbereiche” in Firstbird mit den “Departments” in Greenhouse übereinstimmen. Wenn du fertig bist, sieht dies wie folgt aus:

201704_Screenshot_Compare_GH_FB__DE_.jpg

 

Recruiter

Als nächstes lade alle User zu Greenhouse und Firstbird ein, die zukünftig als “Hiring Team” oder Kontaktperson für einen Job agieren sollen. Bitte die neuen User in Firstbird entweder als Administratoren oder Recruiter einladen.

In Greenhouse gehe zur “Users”-Übersicht (“Configure” - “Users”) und in Firstbird zu “User Management” (“Account Einstellungen” - “User Management”).

Vergleiche die User mit Greenhouse und Firstbird und lade die noch fehlenden User zu Firstbird ein:

201704_Screenshot_Users_Compare_GH_FB__DE_.jpg


Wichtig: Vor- und Nachname müssen in Greenhouse und Firstbird ident sein.

 

Prämien

Lege als nächstes die Prämien in Firstbird an und füge in Greenhouse ein “Custom Field” namens “Reward” hinzu. So kannst du direkt bei der Erstellung eines neuen Jobs in Greenhouse die Prämie auswählen, die deinen Mitarbeitern alias Talent Scouts in Firstbird angezeigt werden soll.

Gehe in Firstbird zu deinen “Prämien-Einstellungen” (“Account Einstellungen” - “Prämien-Einstellungen”) und füge die von dir gewünschten Prämien hinzu oder bearbeite die vorhandenen.

201704_Screenshot_Rewards_FB__DE_.jpg

Wenn du mit deinen erstellten Prämien zufrieden bist, füge diese auch in Greenhouse als “Custom Field” hinzu.

 

Logge dich als Administrator in Greenhouse ein und gehe wie folgt vor:

  1. Gehe in der Menü-Leiste zu "Configure", dann zu "Custom Options" und zuletzt zu "Jobs".
  2. Dort klicke neben "Manage Job Fields" auf den Button "+Add Field".
  3. Lege das Custom Field "Reward" an:
    • In das Feld "Field" trage "Reward" ein.
    • Bei "Type" im Drop-down Menü "Single select" auswählen.
    • Im neu geöffneten Feld "Options" trage die Prämien ein, die du in Firstbird unter "Account Einstellungen" - "Prämien-Einstellungen" erstellt hast.
    • Die Checkbox vor "Required" aktivieren.
    • Änderungen mit "Speichern" bestätigen.

201704_Screenshot_Greenhouse_CA_4__ENG_.jpg

Wenn du das “Custom Field” “Reward” nicht erstellst und die Schnittstelle zwischen Firstbird und Greenhouse aktivierst, werden alle in Firstbird importierten Jobs automatisch in “Jobs” - “Entwürfe” gespeichert und müssen manuell veröffentlicht werden.

 

Hot Job

In Firstbird hast du die Möglichkeit, Jobs als “Hot Jobs” zu veröffentlichen. Mehr über diese Funktion erfährst du hier. LINK Durch die Schnittstelle kannst du Jobs bereits in Greenhouse als “Hot Job” markieren. Dafür brauchst du nur ein weiteres “Custom Fields” wie folgt erstellen:

  1. Logge dich als Administrator in deinem Greenhouse Account ein
  2. Gehe in der Menü-Leiste zu "Configure" dann zu "Custom Options" und zuletzt zu "Jobs".
  3. Dort klicke neben "Manage Job Fields" auf den Button "+Add Field".
  4. Lege das "Custom Field" "Hot" an:
    • In das Feld "Field" trage "Hot" ein.
    • Bei "Type" im Drop-down Menü "Yes/No" auswählen.
    • Die Checkbox vor "Required" aktivieren.
    • Änderungen mit "Speichern" bestätigen.

201704_Screenshot_Greenhouse_CA_3__ENG_.jpg

 

Schritt 2 - Harvest API Key erstellen

Der API Key ist notwendig, um später die Schnittstelle in Firstbird zu aktivieren.

Um den “Harvest API Key” zu erstellen, gehe wie folgt vor:

  1. Logge dich als Administrator in deinen Greenhouse Account ein.
  2. Gehe in der Menü-Leiste zu "Configure" dann zu "Dev Center" und zuletzt zu "API Credential Management".
  3. Dort klicke auf den Button "Create new API Key".
  4. Füge in das Feld "Description" eine beliebige Beschreibung ein, damit du weißt, wofür du diesen Harvest API Key erstellt hast und
  5. wähle bei "Type" im Drop-down Menü "Harvest" aus.
  6. Änderungen mit dem Button "Create" bestätigen.
  7. Nach der erfolgreichen Erstellung wirst du automatisch zu “Manage API Key Permissions” weitergeleitet. Dort bitte folgende “Permissions” aktivieren oder auf “Select All” klicken:
  • Jobs
    • GET: Retrieve Job
    • GET: List Jobs
  • Job Posts
    • GET: List Job Posts
  • Users
    • GET: List Users
  • Sources
    • GET: List Sources
  • Candidates
    • POST: Add Candidate
    • POST: Add Attachment
    • POST: Add Note
  • Applications
    • GET: List Applications
    • GET: Retrieve Application
    • PATCH: Update Application
  • Departments
    • GET: Retrieve Department
    • GET: List Departments
  • Offices
    • GET: List Offices
    • GET: Retrieve Office

8. Angaben mit dem Button “Update” speichern.

201704_Screenshot_Greenhouse_CA_8__ENG_.jpg

201704_Screenshot_Greenhouse_CA_20__ENG_.jpg

 

Schritt 3 - Integration in Firstbird installieren

Wenn du Schritt 1 und Schritt 2 abgeschlossen hast, kannst du nun die Schnittstelle in deinem Firstbird Account installieren. Dafür gehe wie folgt vor:

  1. Logge dich in deinem Firstbird Account ein.
  2. Rufe die “Account-Einstellungen” auf, wähle “Integration” und schließlich “Services”.
  3. Klicke den “Installieren”-Button auf dem Greenhouse Icon
  4. Klicke auf “Verbinden” und du wirst direkt zum Authentifizierungsprozess weitergeleitet (extra Fenster öffnet sich).
  5. Dort gib deine Greenhouse Login E-Mail ein, klicke auf den Button “Next Step”, füge dein Greenhouse Passwort ein und bestätige deine Eingaben, indem du auf den Button “Authorize” klickst.
  6. Als nächstes gib in den Settings den User (E-Mail-Adresse) und den vorher in Greenhouse erstellten "Harvest API Key" ein.
  7. Wenn du die Schnittstelle gleich aktivieren möchtest, hake die Checkbox vor “Aktivieren” an und bestätige deine Eingaben mit dem Button “Speichern”. Falls du die Schnittstelle nicht sofort aktivieren möchtest, kannst du das Häkchen zu einem späteren Zeitpunkt setzen und gleich auf den Button “Speichern” klicken.

Wichtig: Die Schnittstelle kann ohne “Harvest API Key” nicht aktiviert werden.

Sobald du auf den Button “Speichern” klickst, ist die Schnittstelle aktiviert und aktualisiert sich alle 60 Minuten automatisch. Daher kann es etwas dauern, bis Jobs in Firstbird sichtbar sind.

201705_Screenshot_Greenhouse_CA__DE_.jpg

Spezifikation der Schnittstelle

In diesem Abschnitt erfährst du mehr über den Prozess der Greenhouse Firstbird-Schnittstelle.

 

Job Synchronisation

Import und Aktualisierung von in Greenhouse erstellten Jobs werden durch die Job Synchronisation in Firstbird übernommen. Ein Job der in Greenhouse “disabled” wird, wird ebenfalls in Firstbird aktualisiert und dadurch automatisch “verborgen” (= geschlossen).

Bevor ein Job zu Firstbird importiert werden kann, muss dieser auf deinem “Job board” in Greenhouse “live” gestellt werden:

201704_Screenshot_Greenhouse_CA_18__ENG_.jpg

 

Export von Empfehlungen/Bewerbungen

Sobald eine neue Empfehlung/Bewerbung über einen aus Greenhouse in Firstbird importierten Job in Firstbird eintrifft, wird diese in Greenhouse importiert und dort als “Candidate” mit folgenden Informationen erstellt:

  • Vorname
  • Nachname
  • E-Mail Adresse
  • Telefonnummer
  • Social Media Link (z.B: LinkedIn)
  • Attachments

 

Feedback vom Talent Scout

Der Talent Scout, über den die Empfehlung/Bewerbung kam, kann zu dieser sein Feedback geben und dem Recruiter somit mehr Informationen über den Kandidaten zur Verfügung stellen. Auch diese Information wird automatisch zum “Candidate” in Greenhouse importiert.

 

Status Update des Kandidaten

Es ist wichtig, dass der Talent Scout über den Status seiner Empfehlung/Bewerbung auf dem Laufenden gehalten wird. Deshalb wird auch der Status “Hired”/”Rejected” von Greenhouse in Firstbird aktualisiert und der Talent Scout über das Update informiert.

 

API Key Management

Firstbird kannst du ganz einfach mit deinem vorhandenen Bewerbermanagementsystem (BMS) verbinden, um Jobs und Empfehlungen automatisch zwischen den Systemen auszutauschen.

 

API Schlüssel erstellen

Um für dein Bewerberprogramm einen API Schlüssel zu erhalten, klicke in deinen "Account Einstellungen“ auf "Integration“. Dort klicke auf den Button "API Key generieren“ und ein neuer Schlüssel wird erstellt.

Die detaillierte Beschreibung der Schnittstelle findest du unter docs.1brd.com.

Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - Integration

201705_Screenshot_API_CA__DE_.jpg

 

Webhooks

Neben unserer offenen API kannst du auch unsere Webhooks nutzen, um Aktivitäten, die in Firstbird passieren an weitere Systeme, wie z.B. dein Bewerbermanagement-System, zu versenden. Mehr Information hierzu findest du hier.

Gehe dafür zu deinen “Account Einstellungen” und weiter zu “Integration”. Dort findest du einen Reiter “Webhooks”, über den du deine Hooks ganz einfach konfigurieren kannst.

Im “Event Protokoll” erhältst du eine Übersicht der versendeten Events.

Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - Integration

201705_Screenshot_Webhooks_CA__DE_.jpg201705_Screenshot_Webhooks_Event_CA__DE_.jpg