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User Management

Berechtigungskonzept der User-Rollen in Firstbird

Unter folgendem Link findest du eine Auflistung der Berechtigungen pro User-Rolle.

Du kannst die Folie auch als PDF oder Bild herunterladen.

Dafür klicke auf "Datei" und gehe zu "Herunterladen". Dort wählst du das benötigte Format aus und der Download wird automatisch gestartet.

 

Neue User einladen

Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - User Management - Neue User einladen

Wenn du auf den Button "Neue User einladen" klickst, öffnet sich ein Fenster, in dem du auswählst, welche Rolle dem neuen User zugeteilt und in welcher Sprache die Einladung versendet werden soll.

HC_Invite_Users_CA_1__DE_.jpg

Wenn du deinen zukünftigen Firstbird Usern eine persönliche Nachricht zukommen lassen möchtest, kannst du dies in der Funktion "Persönliche Nachricht hinzufügen" tun. Es besteht auch die Möglichkeit, mehrere Administratoren, Recruiter bzw. Talent Scouts auf einmal einzuladen.

Du brauchst die E-Mail Adresse nicht einzeln einzugeben. Du kannst diese ganz einfach aus einem Excel-Dokument kopieren und im Feld "E-Mail-Adresse eingeben*" einfügen. Mehrere E-Mail-Adressen müssen entweder mit einem Beistrich (Komma), Absatz oder Leerzeichen getrennt werden.

Anschließend klickst du auf "Einladungen versenden". Die eingetragenen E-Mail Adressen erhalten nun eine Nachricht inklusive Registrierungs-Link und können den Registrierungsvorgang starten.

Alle eingeladenen User, die sich noch nicht registriert haben, befinden sich im Reiter "Ausstehende Einladungen".

 

 

Ausstehende Einladungen

Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - User Management - Ausstehende Einladungen

Unter "Ausstehenden Einladungen" findest du jene User die noch nicht auf eine Einladung zum Account reagiert haben bzw. die Registrierung noch nicht erfolgt ist.

HC_Pending_Invitations_CA_1__DE_.jpg

Noch nicht angemeldete User können mit der Funktion "Wiederholen" nochmals eingeladen werden. Natürlich hast du auch die Möglichkeit über die Funktion "Zurücknehmen" die Einladung zurückzunehmen. Durch klicken dieser Funktion, wird der Link, der über die Einladung, die du über Firstbird versendet hast, deaktiviert/ungültig.

 

 

Aktive User

Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - User Management - Aktive User

All deine aktiven User sind hier aufgelistet.

HC_Active_User_CA_1__DE_.jpg

Wenn nötig, kannst du diese nach "Standort", "Fachbereich" und "Rolle" filtern, um einen besseren Überblick zu erhalten. Auch nach Namen und E-Mail-Adressen kann in der Suchleiste gefiltert werden. Außerdem hast du die Möglichkeit, einzelne User zu deaktivieren, wenn sie nicht mehr aktiv sind. Bei jedem User sind auf der rechten Seite drei Punkte angeführt. Wenn du auf diese klickst, kannst du den User deaktivieren.

Auch die Rollen, und somit die Berechtigungen, der einzelnen User können hier verändert werden. Details zum Berechtigungskonzept kannst du im Artikel "Berechtigungskonzept der User-Rollen in Firstbird" nachlesen.

 

 

User Rolle ändern

Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - User Management - Aktive User

Um die Rolle eines User zu ändern, gehe zu den "Account Einstellungen" und als Nächstes zu "User Management".

Unter "Aktive User" gibt es eine Spalte mit dem Namen "Rolle". In dieser Spalte kannst du nach Rollen filtern und auch die Rolle einzelner User ändern. Dafür klickst du auf den Pfeil rechts neben der Rolle und wählst im Drop-down Menü die neue Rolle des Users aus.

HC_Change_Role_CA_1__DE_.jpg

Wenn du einen Recruiter zum Talent Scout ändern möchtest, ist das nur möglich, wenn dieser in keinem veröffentlichten Job als Kontaktperson hinterlegt ist.

Falls doch, erhältst du beim Versuch, die Rolle zu ändern, einen Hinweis und musst entweder die Kontaktperson bei den veröffentlichtenJobs ändern oder die Jobs archivieren.

 

 

User löschen

Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - User Management - Aktive User - drei Punkte neben der Rolle - Aktionen

Wenn ein User (Administrator, Recruiter oder Talent Scout) nicht mehr an Firstbird teilnehmen möchte oder das Unternehmen verlassen hat, kann dieser aus Firstbird von einem Administrator gelöscht werden.

Aktivitäten, die von diesem User getätigt wurden, werden nach erfolgreicher Löschung anonymisiert. Der Name des gelöschten Users wird durch "ein Talent Scout" oder "ein Recruiter" ersetzt, je nachdem welche Rolle der User in Firstbird inne hatte. Auch aus dem "User Acitivity" Report, wenn du ihn beauftragt hast, wird der User gelöscht.

Gehe zu den "Account Einstellungen" und als Nächstes zu "User Management". Wähle unter "Aktive User" den User aus, der gelöscht werden soll. Klicke auf der rechten Seite auf die drei Punkte und "Deaktivieren", um die Funktion "Löschen" sichtbar zu machen.

HC_User_Deletion_CA_1__DE_.jpg

Sobald du auf "Löschen" klickst, öffnet sich ein neues Fenster, in dem du mit Klicken auf den Button "Löschen", deine Entscheidung bestätigst.

HC_User_Deletion_CA_2__DE_.jpg

BB_User_Management_CA__DE_.jpg

Damit du den Löschvorgang erfolgreich durchführen kannst, bitte

  • entweder die Kontaktperson austauschen oder
  • alle veröffentlichten Jobs mit der zu löschenden Person "verbergen".

 

 

Registrierungsseite

Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - User Management - Registrierungsseite

Der unlimitierte Registrierungs-Link ermöglicht es dir einfach und schnell, mehrere User zu deinem Firstbird Account einzuladen. Du kannst mit einem Klick deinen Link aktivieren und z.B. im Intranet veröffentlichen oder in deinem internen Messenger verbreiten.

 

Registrierungsseite aktivieren


Um deinen unlimitierten Registrierungs-Link zu aktivieren, klicke in deinem "Account Einstellungen" auf "User Management" und dort auf die Funktion "Registrierungsseite".

Wenn du deinen Link für alle E-Mail Domains (Bsp.: gmx.at, gmail.com, firstbird.com etc.) freigeben möchtest, brauchst du nichts weiter zu tun, als auf den Button "Aktivieren" zu klicken und du kannst deinen Link teilen (Button "Kopieren" klicken).

Solange der Stern (*) im Feld steht, und der Link aktiv ist, kann sich jeder User anmelden, egal welche E-Mail Domain dein zukünftiger Talent Scout hat.

HC_Registration_Page_CA_1__DE_.jpg

Falls du nur Mitarbeitern aus deinem Unternehmen Zugang zu deinem Firstbird Unternehmens-Account erlauben möchtest, hast du die Möglichkeit, bei "Erlaubte Domains" bestimmte E-Mail Domains einzutragen.

Beispiel: Wenn wir von Firstbird nur unsere Mitarbeiter zu unserem Unternehmens-Account zulassen wollen, müssen wir dort unsere E-Mail Domain firstbird.com eintragen.

HC_Registration_Page_CA_2__DE_.jpg

Natürlich kannst du auch mehrere Domains angeben. Bitte diese immer durch Kommas trennen (Bsp.: gmx.at, gmail.com, yahoo.de).

Wenn du mit deinen Einstellungen zufrieden bist, bitte mit dem Button “Änderungen speichern” bzw. "Aktivieren" speichern.

BB_Registration_Page_Email_Domain_DE.jpg

 

Registrierungsseite deaktivieren


Um den Anmeldefluss über den Registrierungs-Link zu stoppen, einfach auf die Funktion "Deaktivieren" neben dem Link klicken, und es kann sich kein neuer Talent Scout mehr anmelden. Dennoch kannst du einzelne User über die Funktion "+Neue User einladen" zu deinem Account hinzufügen.

Wenn der Registrierungs-Link deaktiviert ist, sieht der User folgende Maske:

201708_Registration_Page_CA_3__DE_.jpg

Sobald du wieder für neue Talent Scouts bereit bist, klicke auf den Button “Aktivieren” und der Registrierungsprozess ist wieder freigegeben und die Anmeldemaske wird sichtbar:

201708_Registration_Page_CA_2__DE_.jpg

Der Registrierungs-Link bleibt immer gleich und muss nicht geändert werden.

BB_User_Management_CA_1__DE_.jpg

 

 

QR Code für die Resgistrierung erstellen

Um einen QR Code für deine User zu erstellen, bitte wie folgt vorgehen:

    1. Online gibt es einige Webseiten mit denen kostenlos QR Codes erstellt werden können. Ein Beispiel dafür ist www.qrcode-monkey.com/de. Diesen Anbieter verwenden wir für diesen Help Center Artikel.

    2. Der Reiter "URL" muss ausgewählt sein.
      HC_QR_Code_DE.jpg

    3. Klicke auf "INHALTE EINGEBEN" und füge den Link deiner Registrierungsseite ein. Um Fehler vorzubeugen, verwende bitte die "Link kopieren" Funktion in den "Account Einstellungen" für die Registrierungsseite ("User Management" - "Registrierungsseite").

      Selbstverständlich kann du auch einen QR Code für die Login Seite (https://DEINEDOMAIN.1brd.com/login) und/oder eine Zwischenseite (https://DEINEDOMAIN.1brd.com - funktioniert nur mit der App) erstellen. Eine Erklärung als Video findest du unter folgendem Link.
      HC_QR_Code_1_DE.jpg

    4. Um den QR Code zu erstellen, klicke auf den Button "QR Code erstellen".
      HC_QR_Code_2_DE.jpg

    5. Als nächstes kannst du den QR Code als PNG oder PDF herunterladen.
      HC_QR_Code_3_DE.jpg

 

HC_BB_QR_Code_DE.jpg

 

 

Einladungs-E-Mail landet im SPAM

Damit E-Mails von Firstbird nicht mehr in deinem SPAM Ordner landen, bitte unsere IP Adresse 87.253.236.85 von deiner IT-Abteilung auf die "White List" setzen lassen.

Falls bereits eine E-Mail von Firstbird im SPAM gelandet ist, bitte dort anklicken und als "Kein SPAM" markieren. Dies ist wichtig, damit das E-Mail Programm sich merkt, dass E-Mails von Firstbird kein SPAM sind.

Falls trotz dieser Maßnahme, E-Mails weiterhin im SPAM Ordner landen, wende dich bitte an unseren Support.

Wenn die Umsetzung der genannten Maßnahmen Zeit beansprucht, und du in der Zwischenzeit bereits User zu deinem Firstbird Unternehmens-Account einladen möchtest, hast du die Möglichkeit, auf den Registrierungs-Link auszuweichen. Details kannst du im Artikel "Registrierungsseite" nachlesen.

Diesen kannst du in eine E-Mail kopieren, die du von eurem E-Mail-Anbieter aus an die neuen Firstbird User versendest.

Somit landen die Einladungs-E-Mails nicht im SPAM, und du gewinnst Zeit, um die von uns vorgeschlagenen Maßnahmen umzusetzen.

 

 

E-Mail Adressen von Usern werden geblockt

Dies passiert, wenn User das Unternehmen verlassen haben und deren E-Mail Adressen deaktiviert bzw. gelöscht wurden aber diese sich noch im Firstbird-Unternehmens-Account befinden oder wenn die IP-Adresse von uns nicht auf die "White List" gesetzt wurde.

Wenn dich deswegen unser Support kontaktiert, gibt es folgende Möglichkeiten das Problem auf eurer Seite zu beheben:

  1. IP Adresse 87.253.236.85 und E-Mail Domain firstbird.com auf die "White List" setzen oder
  2. prüfen ob die betroffenen User noch im Unternehmen tätig sind.

 

IP Adresse und E-Mail Domain auf die "White List" setzen


Wenn noch nicht, zur Einführung von Firstbird, gemacht, bitte unbedingt unsere IP Adresse 87.253.236.85 auf die "White List" setzen.

Bei manchen Unternehmen reicht dies noch nicht und es muss auch noch die Absender E-Mail Domain firstbird.com auf die "White List" aufgenommen werden.

 

Ausgetretene Mitarbeiter aus Firstbird löschen


Ein weiterer Grund für das Blocken von E-Mail Adressen ist, dass der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat und die E-Mail Adresse nicht mehr gültig bzw. verfügbar ist. In diesem Fall lösche bitte den betroffenen User aus dem Firstbird-Unternehmens-Account.