Aktive User
Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - User Management - Aktive User
All deine aktiven User sind hier aufgelistet. Wenn nötig, kannst du diese nach "Standort“, "Fachbereich“ und "Rolle“ filtern, um einen besseren Überblick zu erhalten. Auch nach Namen und E-Mail-Adressen kann in der Suchleiste gefiltert werden. Außerdem hast du die Möglichkeit, einzelne User zu deaktivieren, wenn sie nicht mehr aktiv sind. Bei jedem User sind auf der rechten Seite drei Punkte angeführt. Wenn du auf diese klickst, kannst du den User deaktivieren.
Auch die Rollen, und somit die Berechtigungen, der einzelnen User können hier verändert werden.
Admin: hat Zugriff auf die "Account Einstellungen" sowie auf alle Funktionen der Recruiter und Talent Scouts.
Recruiter: kann Jobs erstellen, Talent Scouts einladen und Empfehlungen bearbeiten.
Talent Scout: sieht Jobs und kann Kandidaten empfehlen.
Ausstehende Einladungen
Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - User Management - Ausstehende Einladungen
Unter den "Ausstehenden Einladungen" findest du jene User die noch nicht auf eine Einladung zum Account reagiert haben bzw. die Registrierung noch nicht erfolgt ist.
Noch nicht angemeldete User können mit der Funktion "Wiederholen“ nochmals eingeladen werden. Natürlich hast du auch die Möglichkeit über die Funktion "Zurücknehmen" die Einladung zurückzunehmen. Durch klicken dieser Funktion, wird der Link, der über die Einladung, die du über Firstbird versendet hast, deaktiviert/ungültig.
Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - User Management - Registrierungsseite
Der unlimitierte Registrierungs-Link ermöglicht es dir einfach und schnell, mehrere User zu deinem Firstbird Account einzuladen. Du kannst mit einem Klick deinen Link aktivieren und z.B. im Intranet veröffentlichen oder in deinem internen Messenger verbreiten.
Registrierungsseite aktivieren
Um deinen unlimitierten Registrierungs-Link zu aktivieren, klicke in deinem "Account Einstellungen“ auf "User Management“ und dort auf die Funktion "Registrierungsseite“.
Wenn du deinen Link für alle E-Mail Domains (Bsp.: gmx.at, gmail.com, firstbird.com etc.) freigeben möchtest, brauchst du nichts weiter zu tun, als auf den Button “Aktivieren” zu klicken und du kannst deinen Link teilen (Button "Kopieren" klicken).
Solange der Stern (*) im Feld steht, und der Link aktiv ist, kann sich jeder User anmelden, egal welche E-Mail Domain dein zukünftiger Talent Scout hat.
Falls du nur Mitarbeitern aus deinem Unternehmen Zugang zu deinem Firstbird Unternehmens-Account erlauben möchtest, hast du die Möglichkeit, bei “Erlaubte Domains” bestimmte E-Mail Domains einzutragen.
Beispiel:
Sollten wir von Firstbird nur unsere Mitarbeiter zu unserem Unternehmens-Account zulassen wollen, müssten wir dort unsere E-Mail Domain firstbird.com eintragen.
Natürlich kannst du auch mehrere Domains angeben. Bitte diese immer durch Kommas trennen (Bsp.: gmx.at, gmail.com, yahoo.de).
Wenn du mit deinen Einstellungen zufrieden bist, bitte mit dem Button “Änderungen speichern” bzw. "Aktivieren" speichern.
Registrierungsseite deaktivieren
Um den Anmeldefluss über den Registrierungs-Link zu stoppen, einfach auf die Funktion “Deaktivieren” neben dem Link klicken, und es kann sich kein neuer Talent Scout mehr anmelden. Dennoch kannst du einzelne User über die Funktion "+Neue User einladen" zu deinem Account hinzufügen.
Wenn der Registrierungs-Link deaktiviert ist, sieht der User folgende Maske:
Sobald du wieder für neue Talent Scouts bereit bist, klicke auf den Button “Aktivieren” und der Registrierungsprozess ist wieder freigegeben und die Anmeldemaske wird sichtbar:
Der Registrierungs-Link bleibt immer gleich und muss nicht geändert werden.
Neue User über Firstbird einladen
Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - User Management - Neue User einladen
Wenn du auf "Neue User einladen“ klickst, öffnet sich ein Fenster, in dem du auswählst, welche Rolle dem neuen User zugeteilt und in welcher Sprache die Einladung versendet werden soll.
Wenn du deinen zukünftigen Firstbird Usern eine persönliche Nachricht zukommen lassen möchtest, kannst du dies in der Funktion "Persönliche Nachricht hinzufügen“ tun. Es besteht auch die Möglichkeit, mehrere Recruiter bzw. Talent Scouts auf einmal einzuladen.
Du brauchst die E-Mail Adresse nicht einzeln einzugeben. Du kannst diese ganz einfach aus einem Excel-Dokument kopieren und im Feld “E-Mail-Adresse eingeben*” einfügen. Mehrere E-Mail-Adressen müssen entweder mit einem Beistrich (Komma), Absatz oder Leerzeichen getrennt werden.
Anschließend klickst du auf "Einladungen versenden“. Die eingetragenen E-Mail Adressen erhalten nun eine Nachricht inklusive Registrierungs-Link und können den Registrierungsvorgang starten.
Konfiguration der Anmeldung mit SAML SSO
SAML-basiertes Anmelden (SSO) gewährt Usern Zugang zu Firstbird mittels eines Identity-Providers (IdP) deiner Wahl.
Provisioning
Firstbird unterstützt Identity Provider (IdP) Initiated Flow, Service Provider (SP) Initiated Flow sowie Just-In-Time provisioning.
Für SP-initiiertes anmelden, gehe zu https://deinedomain.1brd.com/login.
Dein IdP sollte sicherstellen, dass ein User sowohl authentifiziert als auch autorisiert ist, bevor eine Anfrage gesendet wird. Wenn ein User nicht autorisiert ist, sollte keine Anfrage gesendet werden.
Step 1: Einrichten deines Identity Providers (IdP Konfiguration)
Um zu beginnen, richte bitte eine Verbindung (oder einen Connector) für Firstbird zu deinem IdP ein. Einige Anbieter, mit denen wir zusammenarbeiten, haben Hilfeseiten für die Aktivierung von SAML mit Firstbird erstellt:
Manuelle Identity Provider (IdP) Konfiguration
Um die Einrichtung einfach zu gestalten findest du alle wichtigen Informationen, die für die Konfiguration deines IdP notwendig sind, direkt in unserer Konfigurationsmaske.
Hier auf einen Blick zusammengefasst:
- Entity-ID
https://deinedomäne.auth.1brd.com/saml/sp - Post-Backup-URL für die SSO-Anmeldung (SSO)
https://deinedomain.auth.1brd.com/saml/callback - Adresse zur Metadata.xml
https://deinedomäne.auth.1brd.com/saml/sp/metadata
(Falls eine autom. Konfiguration möglich ist)
Einstellungen, die in deinem Identity Provider vorgenommen werden müssen
- NameID (Pflichtfeld)
<saml:Subject>
<saml:NameID Format="urn:oasis:names:tc:SAML:2.0:nameid-format:persistent">
Dein eindeutiger Identifikator
</saml:NameID>
</saml:Subject>
- E-Mail-Attribut (Pflichtfeld)
<saml:Attribute Name="email" NameFormat="urn:oasis:names:tc:SAML:2.0:attrname-format:basic">
<saml:AttributeValue
xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:type="xs:string">your.user@deinedomäne.com
</saml:AttributeValue>
</saml:Attribute>
- Vornamen-Attribut (optional)
<saml:Attribute Name="first_name" NameFormat="urn:oasis:names:tc:SAML:2.0:attrname-format:basic">
<saml:AttributeValue
xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:type="xs:string">Max
</saml:AttributeValue>
</saml:Attribute>
- Nachnamen-Attribut (optional)
<saml:Attribute Name="last_name" NameFormat="urn:oasis:names:tc:SAML:2.0:attrname-format:basic">
<saml:AttributeValue xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:type="xs:string">Mustermann</saml:AttributeValue>
</saml:Attribute>
- SessionDuration-Attribut (optional)
Dieses Attribut hat lediglich Auswirkungen auf die Anmeldedauer unserer Firstbird2Go App. Das Element enthält ein "AttributeValue-Element", das angibt, wie lange der Benutzer via Firstbird2Go App auf Firstbird zugreifen kann, bevor eine neue Anmeldung des Benutzers erfolgen muss.
Der Wert ist eine Ganzzahl, die die Anzahl der Sekunden für die Sitzung angibt. Der Wert muss mindestens 1200 Sekunde (20 Minuten) sein. Ist ebenfalls das Attribut "SessionNotOnOrAfter" des "AuthnStatement" Elements gesetzt, wird der niedrigere Wert von beiden Attributen genutzt. Wenn keines dieser Attribute vorhanden ist, gelten die Anmeldeinformationen 30 Tage lang.
<saml:Attribute Name="https://auth.1brd.com/saml/attributes/sessionduration">
<saml:AttributeValue
xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:type="xs:string">86400
</saml:AttributeValue>
</saml:Attribute>
Step 2: Einrichten deines Firstbird-Accounts (SP Konfiguration)
Zur finalen Konfiguration in Firstbird benötigen wir folgende drei wichtige Informationen deines IdP:
- Entity-ID
Das ist der eindeutige Identifikator für die Firstbird Verbindung. Diese Informationen wird von deinem IdP zur Verfügung gestellt. - SSO Service URL
Dies ist die Adresse deines IdP an die Firstbird Authentifizierungsanfragen sendet. - Signing Certificate
Firstbird verlangt, dass die SAML-Assertions signiert sind und ein gültiges X.509 .pem Zertifikat in Firstbird hinterlegt ist um deine Identität zu validieren.
Die oben beschrieben Einstellungen sind alle in dem Metadata XML deines IdP zu finden.
Um die Konfiguration möglichst einfach zu gestalten bietet Firstbird folgende drei Optionen:
1. Konfiguration via IdP Metadata.XML upload
2. Konfiguration via IdP Metadata URL
3. Manuelle Konfiguration
1. Konfiguration via IdP Metadata.XML upload
Hierbei kannst du das Metadata XML deines IdP hochladen. Wurde das XML erfolgreich hochgeladen, sind die Einstellungen entsprechend vorkonfiguriert. Eine manuelle Korrektur ist im Anschluss jederzeit möglich.
2. Konfiguration via IdP Metadata URL
Hierbei kannst du einfach die Adresse zum Metadata XML deines IdP eingeben. Sobald wir das XML geprüft haben, sind die Einstellungen entsprechend vorkonfiguriert. Eine manuelle Korrektur ist im Anschluss jederzeit möglich.
3. Manuelle Konfiguration
Falls keine der oben genannten Optionen für dich in Frage kommen, dann kannst du die Konfiguration auch manuell vornehmen.
Sobald du mit den Einstellungen fertig bist, klicke auf den Button "Konfiguration speichern".
Step 3: Aktivieren von SSO
Sobald deine SSO Konfiguration gespeichert wurde, kannst du Single Sign-On aktivieren.
Sobald SSO aktiv ist, erscheint ein neuer Button auf der Firstbird Login Seite, mit der sich die User via SSO einloggen können.
SSO für bestehende Benutzer
Sollten sich bereits User in Firstbird registriert haben bevor SSO aktiviert wurde, kann im nachhinein eine automatische Verlinkung vorgenommen werden. Dabei ist zu beachten, dass die E-Mail Adresse, die im Assertion Attribute vom IdP an Firstbird übergeben wird, identisch mit der E-Mail Adresse ist, mit jener sich der User bei Firstbird registriert hat.
Ist dies nicht der Fall, wird ein neuer User-Account angelegt!
Einladungs-E-Mail landet im SPAM
Damit E-Mails von Firstbird nicht mehr in deinem SPAM Ordner landen, bitte unsere IP Adresse 87.253.236.85 von deiner IT-Abteilung auf die "White List" setzen lassen.
Falls bereits eine E-Mail von Firstbird im SPAM gelandet ist, bitte dort anklicken und als “Kein SPAM” markieren. Dies ist wichtig, damit das E-Mail Programm sich merkt, dass E-Mails von Firstbird kein SPAM sind.
Falls trotz dieser Maßnahme, E-Mails weiterhin im SPAM Ordner landen, wende dich bitte an unseren Support unter support@firstbird.com.
Wenn die Umsetzung der genannten Maßnahmen Zeit beansprucht, und du in der Zwischenzeit bereits User zu deinem Firstbird Unternehmens-Account einladen möchtest, hast du die Möglichkeit, auf den Registrierungs-Link auszuweichen.
Diesen kannst du in eine E-Mail kopieren, die du von eurem E-Mail-Anbieter aus an die neuen Firstbird User versendest.
Somit landen die Einladungs-E-Mails nicht im SPAM, und du gewinnst Zeit, um die von uns vorgeschlagenen Maßnahmen umzusetzen.
Falls trotzdem E-Mails weiterhin im SPAM Ordner landen, wende dich bitte an unseren Support unter support@firstbird.com.
Wenn E-Mails von Firstbird mit einer größeren Zeitverzögerung (>6 Std.) bei dir ankommen, kann dies daran liegen, dass nicht mehr genügend Speicherplatz in deinem Posteingang vorhanden ist.
Bitte wende dich an deine IT-Abteilung, um dies zu klären. Falls die Verzögerung nicht daran liegt, bitte bei deiner IT-Abteilung erfragen, welchen E-Mail-Anbieter ihr verwendet, und wende dich bitte mit dieser Information an unseren Support unter support@firstbird.com.
Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - User Management - drei Punkte (neben der Rolle)
Wenn ein User (Administrator, Recruiter oder Talent Scout) nicht mehr an Firstbird teilnehmen möchte oder das Unternehmen verlassen hat, kann dieser aus Firstbird von einem Administrator gelöscht werden.
Aktivitäten, die von diesem User getätigt wurden, werden nach erfolgreicher Löschung anonymisiert. Der Name des gelöschten Users wird durch "ein Talent Scout" oder "ein Recruiter" ersetzt, je nachdem welche Rolle der User in Firstbird inne hatte.
Gehe zu den "Account Einstellungen" und als nächstes zu "User Management". Wähle unter "Aktive User" den User aus, der gelöscht werden soll. Klicke auf der rechten Seite auf die drei Punkte und "Deaktivieren", um die Funktion "Löschen" sichtbar zu machen. Sobald du auf "Löschen" klickst, öffnet sich ein neues Fenster, in dem du mit Klicken auf den Button "Löschen", deine Entscheidung bestätigst.
Recruiter und Administratoren können nur gelöscht werden, wenn Sie nicht mehr als Kontaktperson einem aktiven Job zugeordnet sind. Sollte dies dennoch versucht werden, erscheint ein Hinweisfenster. Damit sie gelöscht werden können, entweder in den aktiven Jobs (gilt auch für Jobs, die sich in "Verborgen" befinden) die Kontaktperson ändern oder - wenn der Job nicht mehr gebraucht wird - archivieren.
Bitte beachten!
Recruiter und Administratoren können nur gelöscht werden, wenn sie keinem aktiven (veröffentlicht und verborgen) Job mehr zugeordnet sind.
Damit du den Löschvorgang erfolgreich durchführen kannst, bitte
- entweder die Kontaktperson austauschen oder
- alle aktiven Jobs (veröffentlicht und verborgen) mit der zu löschenden Person archivieren.
Multi-Factor-Authentication (MFA) für einzelne User deaktivieren
Als Administrator deines Firstbird-Unternehmens-Accounts hast du die Möglichkeit unter “Account Einstellungen” - ”User Management” die “MFA” Funktion für einzelne User zu deaktivieren. Um diese Einstellung vorzunehmen klicke bitte beim entsprechenden User ganz rechts auf die “3 Punkte”. Sofern der User “MFA” aktiviert hat, kannst du es für diesen User deaktivieren.
FAQs zu "MFA"
Wozu gibt es die Funktion für das Deaktivieren von “MFA” bei einzelnen Usern?
In Verbindung mit “MFA” benötigt ein User für die Firstbird-Account Anmeldung einen Nummern-Code, welcher von einer "Authenticator App" am Smartphone generiert wird. Sollte der Talent Scout nicht mehr im Besitz seines Smartphones sein (durch Diebstahl oder Verlust), kannst du als Administrator “MFA” für diesen User deaktivieren damit sich dieser nur mit seinem gewählten Passwort anmelden kann. Danach kann der User selbst entscheiden ob er “MFA” wieder aktivieren/einrichten möchte.
Zu finden unter: Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - User Management - Aktive User
Um die Rolle eines User zu ändern, gehe zu den “Account Einstellungen” und als nächstes zu “User Management”.
Unter “Aktive User” gibt es eine Spalte mit dem Namen “Rolle”. In dieser Spalte kannst du nach Rollen filtern und auch die Rolle einzelner User ändern. Dafür klickst du auf den Pfeil rechts neben der Rolle und wählst im Drop-down Menü die neue Rolle des Users aus.
Wenn du einen Recruiter zum Talent Scout ändern möchtest, ist das nur möglich, wenn dieser in keinem veröffentlichten oder verborgenen Job als Kontaktperson hinterlegt ist.
Falls doch, erhältst du beim Versuch, die Rolle zu ändern, einen Hinweis und musst entweder die Kontaktperson bei den veröffentlichten oder verborgenen Jobs ändern oder die Jobs archivieren.